Vuoi emettere una fattura e ti chiedi cosa deve esserci sopra? Risposta breve: il tuo nome e indirizzo e quelli del cliente, la data, un numero di fattura, una descrizione chiara della prestazione, l'importo, il tuo IBAN e, se sei assoggettato all'IVA, il numero IVA e l'aliquota. E dal 2022, un codice QR svizzero come sezione di pagamento.
Il modo piu veloce per ottenere una fattura svizzera corretta non e un documento Word ma il generatore di fatture gratuito: inserisci i dati, il codice QR viene calcolato automaticamente e scarichi un PDF pronto, senza registrazione.
Questa guida esamina tutto in ordine: i dati obbligatori, la questione IVA, la fattura QR e passo dopo passo come emettere una fattura che viene pagata senza intoppi.
Dati obbligatori di una fattura in Svizzera
Affinche una fattura passi senza problemi e conti anche dal punto di vista contabile, devono esserci questi dati:
- Nome e indirizzo del mittente - il nome della tua azienda o il tuo nome con indirizzo completo, cosi il cliente sa da chi proviene la fattura e puo registrarla.
- Nome e indirizzo del destinatario - il cliente a cui e indirizzata la fattura, idealmente con la ragione sociale esatta per i clienti aziendali.
- Data della fattura - la data di emissione. Da essa dipendono spesso il termine di pagamento e la registrazione.
- Numero di fattura - un numero univoco, idealmente progressivo (ad esempio 2026-001) che rende ogni fattura rintracciabile ed evita confusioni.
- Descrizione della prestazione o della merce - cosa hai fornito? Una riga chiara per voce, con quantita e prezzo unitario, e meglio di un importo cumulativo vago.
- Importo - il totale della fattura in CHF, indicato chiaramente. Con piu posizioni, un subtotale e un totale generale.
- Condizioni di pagamento e IBAN - entro quando e su quale conto? Il tuo IBAN (o QR-IBAN) e un termine chiaro, ad esempio "pagabile entro 30 giorni".
Se sei assoggettato all'IVA, si aggiungono due dati:
- Numero IVA - il tuo IDI nel formato CHE-123.456.789 IVA.
- Aliquota e importo IVA - l'aliquota applicata e l'importo d'imposta che ne risulta, indicati separatamente.
Sembra tanto, ma e fatto in fretta con un buon modello o un generatore che propone gia i campi.
Da ricordare: Non si tratta di linguaggio burocratico ma di tracciabilita. Una fattura deve mostrare chi deve cosa a chi, per quale importo e come avviene il pagamento.
Fattura con o senza IVA
Lo snodo decisivo: indichi l'IVA solo se sei assoggettato. L'assoggettamento diventa di norma obbligatorio a partire da una cifra d'affari annua di CHF 100'000. Al di sotto e senza iscrizione volontaria, fatturi senza IVA: niente aliquota, niente importo d'imposta, niente numero IVA.
Non e uno svantaggio, e corretto. Chi non e iscritto non deve indicare alcuna IVA. Se diventi assoggettato o ti iscrivi volontariamente, il numero IVA e l'aliquota figurano su ogni fattura.
Per sapere esattamente quando scatta l'obbligo, quali aliquote valgono e come iscriversi, vedi il nostro articolo obbligo IVA.
La fattura QR come standard
Dal 1 ottobre 2022 la fattura QR e il formato di pagamento standard in Svizzera. Ha sostituito completamente le vecchie polizze di versamento arancioni e rosse, che le banche non elaborano piu.
Una fattura svizzera corretta porta oggi un codice QR svizzero nella sezione di pagamento. Il tuo cliente lo scansiona con l'app bancaria, tutti i dati di pagamento (beneficiario, IBAN, importo, riferimento) sono gia integrati e il pagamento si avvia con pochi tocchi. Niente ridigitazione, niente errori di battitura, meno domande.
E proprio qui che i modelli statici falliscono: non producono il codice QR. Se vuoi sapere come creare correttamente una sezione di pagamento, la pagina creare una fattura QR ti aiuta. Per i dettagli tecnici (QR-IBAN, tipi di riferimento, regole di layout), vedi la guida completa alla fattura QR svizzera.
Emettere una fattura: passo dopo passo
Ecco come emettere una fattura corretta in pochi minuti:
- Inserire i dati del mittente - il tuo nome o ragione sociale, indirizzo e IBAN. Se assoggettato all'IVA, anche il numero IVA.
- Inserire il destinatario - nome e indirizzo del cliente, il piu esattamente possibile.
- Impostare numero e data - un numero progressivo e la data di emissione.
- Elencare le prestazioni - una riga per voce con descrizione, quantita e prezzo unitario. Ne deriva il totale.
- Applicare l'IVA (se assoggettato) - scegliere l'aliquota, indicare l'importo d'imposta, totale IVA inclusa.
- Definire le condizioni di pagamento - indicare il termine (ad esempio 30 giorni) e il tuo IBAN.
- Generare la sezione di pagamento QR - creare il codice QR svizzero dai tuoi dati di pagamento.
- Scaricare in PDF e inviare - fatto.
I passi da 1 a 8 si fanno piu velocemente direttamente nel generatore di fatture gratuito. Si occupa del calcolo del codice QR e assicura che non manchi nulla di importante.
Modello: Word/Excel o generatore online?
Molti cercano un modello di fattura e finiscono su Word o Excel. Funziona per il layout ma ha un problema decisivo: un modello Word o Excel statico non puo produrre un codice QR svizzero valido e scansionabile. Il codice deve essere calcolato dai tuoi dati di pagamento e contenere una cifra di controllo e la croce svizzera, cosa che un modello Office non sa fare.
La conseguenza: un semplice modello Word lascia la fattura senza sezione di pagamento QR. I clienti ridigitano l'IBAN a mano, il che favorisce errori di battitura e pagamenti in ritardo, e appari meno professionale.
Il "modello" piu intelligente e quindi un generatore di fatture gratuito: compili gli stessi campi di Word ma ottieni automaticamente una sezione di pagamento QR corretta e un PDF ben impaginato, senza registrazione e senza preoccuparti delle cifre di controllo.
| Modello Word/Excel | Generatore online | |
|---|---|---|
| Layout e dati obbligatori | si | si |
| Codice QR svizzero valido | no | si |
| Cifra di controllo automatica | no | si |
| Esportazione PDF | manuale | diretta |
| Sforzo per fattura | elevato | minimo |
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