Du willst eine QR-Rechnung erstellen und fragst dich, ob das direkt bei deiner Bank geht? Kurze Antwort: Ja, bei PostFinance, UBS und Raiffeisen kannst du eine QR-Rechnung im E-Banking erzeugen. Die laengere Antwort: Es funktioniert, ist aber umstaendlich, bei jeder Bank anders und an dein Konto dort gebunden.
Der schnellste, bank-unabhaengige Weg laeuft ueber einen eigenen Generator - zum Beispiel den kostenlosen QR-Rechnungsgenerator von LumaBill. Der funktioniert mit jeder Schweizer IBAN, ohne Login und ohne dass du an eine bestimmte Bank gebunden bist.
Wichtig vorab: Den klassischen Einzahlungsschein gibt es nicht mehr. Seit dem 30. September 2022 verarbeiten die Schweizer Banken die orangen (ESR) und roten Einzahlungsscheine nicht mehr. "Einzahlungsschein erstellen" heisst heute schlicht: eine QR-Rechnung erstellen.
Was hat sich konkret geaendert? Frueher hast du beim Postschalter oder bei der Bank vorgedruckte Einzahlungsscheine bestellt, sie von Hand oder per Drucker ausgefuellt und der Rechnung beigelegt. Heute steht der gesamte Zahlungsteil als Swiss QR-Code unten auf der Rechnung selbst. Deine Kundin scannt ihn mit der Banking-App, alle Felder sind vorausgefuellt, sie bestaetigt - fertig. Kein abtrennbarer Schein, keine Tippfehler beim Abtippen der Referenz mehr.
Was du zum Erstellen brauchst
Egal ob ueber deine Bank oder ueber einen eigenen Generator: Die Pflichtangaben einer QR-Rechnung sind immer dieselben. Halte vorher bereit:
- Deine IBAN oder QR-IBAN - die IBAN steht auf jedem Kontoauszug; die QR-IBAN bekommst du separat bei deiner Bank.
- Deinen Namen und deine Adresse als Zahlungsempfaenger - exakt so, wie sie deine Bank fuehrt. Stimmt die Adresse nicht mit den Bankdaten ueberein, kann die Zahlung beanstandet werden.
- Betrag und Waehrung. Im QR-Zahlteil sind nur CHF und EUR zulaessig. Den Betrag kannst du auch leer lassen, dann traegt die zahlende Person ihn selbst ein.
- Optional eine Referenz und eine Mitteilung, damit du die Zahlung spaeter zuordnen kannst.
Mit diesen Angaben dauert das eigentliche Erstellen nur noch ein paar Minuten - bei jeder Bank und bei jedem Generator.
QR-Rechnung bei PostFinance erstellen
PostFinance bietet im E-Finance einen Bereich, ueber den du eine QR-Rechnung erzeugen kannst. Die genauen Menuenamen aendern sich von Zeit zu Zeit, deshalb hier die allgemeinen Schritte, die unabhaengig vom konkreten Layout gelten:
- Im E-Finance einloggen. Du brauchst dafuer ein PostFinance-Konto.
- Den Zahlungs- bzw. QR-Rechnungs-Bereich oeffnen. PostFinance fuehrt die Funktion zum Erstellen von QR-Rechnungen im Zahlungsbereich.
- Empfaengerdaten eingeben: deine IBAN oder QR-IBAN sowie deinen Namen und deine Adresse - exakt so, wie sie deine Bank kennt.
- Betrag und Waehrung erfassen (CHF oder EUR) und optional eine Referenz waehlen.
- PDF generieren und herunterladen.
Das reicht fuer eine einzelne Rechnung. Die Grenze: Die Funktion ist an dein PostFinance-Konto gebunden, und du bekommst nur das fertige PDF - keine Rechnungsverwaltung, keine fortlaufende Nummerierung, keinen Zahlungsabgleich. Fuer den naechsten Kunden faengst du wieder von vorne an.
Praktisch ist der PostFinance-Weg vor allem dann, wenn du ohnehin gerade im E-Finance bist und nur schnell einen Betrag einfordern willst. Willst du die Rechnung anschliessend noch um Positionen, Logo oder einen Begleittext ergaenzen, musst du das in einem separaten Programm tun - der Generator liefert primaer den Zahlteil.
QR-Rechnung bei UBS erstellen
Auch UBS laesst dich im E-Banking eine QR-Rechnung erstellen. Der Ablauf ist sehr aehnlich:
- Ins UBS E-Banking einloggen (Konto bei UBS vorausgesetzt).
- Den Bereich fuer QR-Rechnungen bzw. Zahlungen aufrufen.
- Empfaenger-IBAN oder QR-IBAN, Name und Adresse eintragen.
- Betrag, Waehrung und optional die Referenz erfassen.
- Die QR-Rechnung als PDF erzeugen.
Auch hier gilt: praktisch fuer den Einzelfall, aber ohne Vorlagen, ohne wiederkehrende Rechnungen und ohne automatische Zuordnung eingehender Zahlungen. Und nur fuer UBS-Kundinnen und -Kunden. Wenn du geschaeftlich ueber UBS abrechnest, ist das fuer eine einzelne Forderung in Ordnung - sobald du aber regelmaessig fakturierst, merkst du schnell, dass die immer gleichen Eingaben Zeit kosten.
QR-Rechnung bei Raiffeisen erstellen
Bei Raiffeisen funktioniert es nach demselben Muster ueber das E-Banking:
- Im Raiffeisen E-Banking anmelden.
- Die QR-Rechnungs- bzw. Zahlungsfunktion oeffnen.
- Deine Bankdaten (IBAN oder QR-IBAN) und Adresse eingeben.
- Betrag, Waehrung und Referenz festlegen.
- PDF herunterladen.
Hinweis: Bank-Oberflaechen aendern sich. Die genauen Menuepunkte koennen bei deiner Bank anders heissen als hier beschrieben. Die Logik bleibt aber immer gleich: einloggen, Zahlungsbereich oeffnen, Empfaengerdaten und Betrag eingeben, QR-Rechnung als PDF herunterladen.
Auch andere Schweizer Banken wie ZKB, Migros Bank oder die Kantonalbanken bieten im E-Banking vergleichbare Funktionen. Wenn du den Punkt nicht auf Anhieb findest, suche im E-Banking nach "QR-Rechnung", "QR-Zahlteil" oder schau im Hilfebereich deiner Bank nach. Den genauen Ablauf bei deiner konkreten Bank beschreibt deren eigene Anleitung am zuverlaessigsten - deshalb halten wir uns hier bewusst an die allgemeingueltigen Schritte.
Die Grenzen der Bank-Generatoren
Die Funktion direkt bei der Bank ist bequem, wenn du genau einmal eine QR-Rechnung brauchst. Fuer alle, die regelmaessig fakturieren, stossen die Bank-Generatoren aber schnell an Grenzen:
- Nur fuer eigene Kunden. PostFinance-Tool fuer PostFinance-Kunden, UBS-Tool fuer UBS-Kunden, Raiffeisen-Tool fuer Raiffeisen-Kunden. Hast du Konten bei mehreren Banken, jonglierst du mit mehreren Oberflaechen.
- Keine Nummerierung. Eine fortlaufende, lueckenlose Rechnungsnummer - in der Schweiz fuer die Buchhaltung wichtig - musst du selbst im Kopf behalten.
- Keine Vorlagen. Logo, Zahlungsfrist, Standardtexte: alles jedes Mal neu.
- Keine wiederkehrenden Rechnungen. Monatliche Abos oder Retainer kannst du nicht automatisieren.
- Kein Zahlungsabgleich. Die Bank sagt dir nicht automatisch, welche Rechnung bezahlt wurde. Du gleichst von Hand ab.
- Du machst alles jedes Mal von vorne. Dieselben Empfaengerdaten, dieselbe Adresse, dieselben Texte - bei jeder einzelnen Rechnung erneut.
Fuer zwei oder drei Rechnungen im Jahr ist das verkraftbar. Wer mehr fakturiert, verliert damit spuerbar Zeit.
Die bank-unabhaengige Alternative
Hier kommt der Vorteil eines eigenen Generators ins Spiel. Der kostenlose QR-Rechnungsgenerator von LumaBill funktioniert mit jeder Schweizer IBAN oder QR-IBAN, egal bei welcher Bank dein Konto liegt - und ohne Login. Du gibst Empfaenger, Betrag und Referenz ein, der Swiss QR-Code wird inklusive Pruefziffer und Schweizer Kreuz berechnet, und du laedst die fertige QR-Rechnung als PDF herunter. Das war's.
Sobald du regelmaessig Rechnungen schreibst, lohnt sich der Schritt zu LumaBill ab CHF 9/Monat. Dann bekommst du:
- Fortlaufende Nummerierung - lueckenlos und buchhaltungstauglich.
- Vorlagen und gespeicherte Kundendaten - kein erneutes Eintippen.
- Versand per E-Mail direkt aus der Software.
- Wiederkehrende Rechnungen fuer Abos und Retainer.
- Automatischer Zahlungsabgleich per CAMT - du importierst die Bankdatei, LumaBill ordnet die Zahlungen den Rechnungen zu.
Damit bist du nicht mehr an die Oberflaeche einer einzelnen Bank gebunden und sparst bei jeder Rechnung die immer gleichen Handgriffe. Du kannst LumaBill 14 Tage gratis testen.
Wichtig: Egal welchen Weg du waehlst, das Ergebnis ist eine konforme QR-Rechnung nach demselben Standard. Der Swiss QR-Code, die Pruefziffer und das Schweizer Kreuz sind genormt - eine QR-Rechnung aus dem LumaBill-Generator wird von jeder Banking-App genauso gelesen wie eine direkt aus dem E-Banking deiner Bank. Es geht also nicht um Qualitaet oder Gueltigkeit, sondern nur darum, wie viel Arbeit dir das Werkzeug abnimmt.
So entscheidest du
- Eine einzige Rechnung, schnell? Der kostenlose Generator reicht - oder das Tool deiner Bank, wenn du dort sowieso eingeloggt bist.
- Mehrere Rechnungen, mehrere Kunden, Zahlungsabgleich? Dann lohnt sich LumaBill, weil du Nummerierung, Vorlagen, Versand und Abgleich an einem Ort hast.
Ein Wort zur Referenz, weil hier die meisten haengenbleiben: Nutzt du deine normale IBAN, arbeitest du ohne Referenz oder mit der Creditor Reference (SCOR). Die 27-stellige QR-Referenz (QRR), den Nachfolger der alten ESR-Nummer, kannst du nur mit einer QR-IBAN verwenden. Beides ist gueltig - die Referenz dient lediglich dem automatischen Abgleich der Zahlung. Bist du unsicher, bist du mit deiner normalen IBAN ohne Referenz immer auf der sicheren Seite.
Mehr Hintergrund zur QR-Rechnung findest du im Swiss QR-Rechnung Guide. Und wenn du gezielt nach dem Nachfolger des Einzahlungsscheins suchst: Einzahlungsschein erstellen erklaert Schritt fuer Schritt, wie du heute eine QR-Rechnung erzeugst.