Du willst eine Rechnung schreiben und fragst dich, was alles draufgehört? Kurze Antwort: Name und Adresse von dir und deinem Kunden, Datum, Rechnungsnummer, eine klare Beschreibung der Leistung, der Betrag, deine IBAN und, falls du mehrwertsteuerpflichtig bist, MWST-Nummer und MWST-Satz. Dazu seit 2022 ein Swiss QR-Code als Zahlteil.
Der schnellste Weg zu einer korrekten Schweizer Rechnung ist kein Word-Dokument, sondern der kostenlose Rechnungsgenerator: Du tippst die Daten ein, der QR-Code wird automatisch berechnet, und du lädst eine fertige PDF herunter, ohne Anmeldung.
In diesem Guide gehen wir alles der Reihe nach durch: die Pflichtangaben, die MWST-Frage, die QR-Rechnung und Schritt für Schritt, wie du eine Rechnung schreibst, die sauber bezahlt wird.
Pflichtangaben einer Rechnung in der Schweiz
Damit eine Rechnung sauber durchgeht und auch buchhalterisch zählt, gehören diese Angaben drauf:
- Name und Adresse des Absenders - also dein Firmen- oder dein eigener Name mit vollständiger Adresse. So weiss dein Kunde, von wem die Rechnung kommt, und kann sie verbuchen.
- Name und Adresse des Empfängers - der Kunde, an den die Rechnung geht. Bei Firmenkunden möglichst mit der genauen Firmenbezeichnung.
- Rechnungsdatum - das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst. Daran hängen oft die Zahlungsfrist und die Verbuchung.
- Rechnungsnummer - eine eindeutige, idealerweise fortlaufende Nummer (zum Beispiel 2026-001). Sie macht jede Rechnung auffindbar und vermeidet Verwechslungen.
- Beschreibung der Leistung oder Ware - was hast du geliefert? Eine nachvollziehbare Position pro Leistung, mit Menge und Einzelpreis, ist besser als ein vager Sammelposten.
- Betrag - der Rechnungsbetrag in CHF, sauber als Total ausgewiesen. Bei mehreren Positionen mit Zwischensumme und Gesamttotal.
- Zahlungskonditionen und IBAN - bis wann soll bezahlt werden und auf welches Konto? Deine IBAN (oder QR-IBAN) und eine klare Zahlungsfrist, etwa "zahlbar innert 30 Tagen", gehören dazu.
Wenn du mehrwertsteuerpflichtig bist, kommen zwei weitere Angaben dazu:
Praxis-Tipp zur Zahlungsfrist: In der Schweiz sind 30 Tage üblich, du kannst aber auch 14 oder 10 Tage wählen. Schreib die Frist konkret hin ("zahlbar bis 31.07.2026") statt nur "sofort". Eine klare, datumsbasierte Frist macht das Nachfassen einfacher und sorgt dafür, dass im Streitfall der Verzug eindeutig ist. Optional kannst du auch Skonto anbieten, etwa 2 Prozent Abzug bei Zahlung innert 10 Tagen, wenn du schneller an dein Geld willst.
- MWST-Nummer - deine UID im Format CHE-123.456.789 MWST.
- MWST-Satz und MWST-Betrag - der angewendete Satz (Normalsatz, reduzierter Satz oder Sondersatz) und der daraus berechnete Steuerbetrag, separat ausgewiesen.
Das klingt nach viel, ist aber schnell erledigt, wenn du eine gute Vorlage oder einen Generator nutzt, der die Felder bereits vorgibt.
Merke: Es geht nicht um Behördensprache, sondern um Nachvollziehbarkeit. Eine Rechnung muss zeigen, wer wem für was wie viel schuldet und wie bezahlt wird.
Rechnung mit oder ohne MWST
Die wichtigste Weichenstellung: Mehrwertsteuer weist du nur aus, wenn du auch mehrwertsteuerpflichtig bist. Pflichtig wirst du in der Regel ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000. Liegst du darunter und hast dich nicht freiwillig angemeldet, schreibst du ohne MWST: kein MWST-Satz, kein Steuerbetrag, keine MWST-Nummer.
Das ist kein Nachteil, sondern korrekt. Wer nicht angemeldet ist, darf gar keine Mehrwertsteuer auf der Rechnung ausweisen. Wirst du dagegen pflichtig oder meldest dich freiwillig an, gehören MWST-Nummer und Satz auf jede Rechnung. Weist du als nicht angemeldete Person trotzdem MWST aus, schuldest du diese unter Umständen der Steuerverwaltung, ohne sie wieder geltend machen zu können. Im Zweifel also lieber sauber ohne.
Ein typischer Grenzfall: Du startest unter CHF 100'000, wächst aber im Lauf des Jahres darüber hinaus. Dann lohnt es sich, die Umsatzentwicklung im Blick zu behalten, damit du den Wechsel zur MWST-Pflicht nicht verpasst. Wann genau die Pflicht greift, welche Sätze gelten und wie die Anmeldung läuft, haben wir im Detail im Beitrag MWST-Pflicht zusammengefasst.
Die QR-Rechnung als Standard
Seit dem 1. Oktober 2022 ist die QR-Rechnung das Standardformat für Zahlungen in der Schweiz. Sie hat die alten orangen und roten Einzahlungsscheine vollständig abgelöst, die Banken verarbeiten diese nicht mehr.
Eine saubere Schweizer Rechnung trägt heute einen Swiss QR-Code im Zahlteil. Dein Kunde scannt ihn mit der Banking-App, alle Zahlungsdaten (Empfänger, IBAN, Betrag, Referenz) sind bereits hinterlegt, und die Zahlung ist mit ein paar Taps ausgelöst. Kein Abtippen, keine Tippfehler, weniger Rückfragen.
Genau das ist der Punkt, an dem statische Vorlagen scheitern: Sie bekommen den QR-Code nicht hin. Wenn du wissen willst, wie du einen Zahlteil korrekt erstellst, hilft dir die QR-Rechnung erstellen Seite weiter. Die technischen Details (QR-IBAN, Referenztypen, Layout-Regeln) findest du im ausführlichen Swiss QR-Rechnung Guide.
Rechnung schreiben: Schritt für Schritt
So schreibst du in wenigen Minuten eine korrekte Rechnung:
- Absenderdaten erfassen - dein Name beziehungsweise Firmenname, Adresse und deine IBAN. Wenn du mehrwertsteuerpflichtig bist, auch die MWST-Nummer.
- Empfänger eintragen - Name und Adresse deines Kunden, möglichst exakt.
- Rechnungsnummer und Datum setzen - eine fortlaufende Nummer und das Ausstellungsdatum.
- Leistungen auflisten - pro Position eine Zeile mit Beschreibung, Menge und Einzelpreis. Daraus ergibt sich das Total.
- MWST anwenden (falls pflichtig) - Satz wählen, Steuerbetrag ausweisen, Total inklusive MWST.
- Zahlungskonditionen festlegen - Zahlungsfrist (etwa 30 Tage) und IBAN angeben.
- QR-Zahlteil erzeugen - den Swiss QR-Code mit deinen Zahlungsdaten generieren.
- Als PDF herunterladen und versenden - fertig.
Die Schritte 1 bis 8 erledigst du am schnellsten direkt im kostenlosen Rechnungsgenerator. Er nimmt dir die Berechnung des QR-Codes ab und sorgt dafür, dass nichts Wichtiges fehlt.
Vorlage: Word/Excel oder Online-Generator?
Viele suchen nach einer "Rechnung schreiben Vorlage" und landen bei Word oder Excel. Das funktioniert für das Layout, hat aber einen entscheidenden Haken: Eine statische Word- oder Excel-Vorlage kann keinen gültigen, scannbaren Swiss QR-Code erzeugen. Der QR-Code muss aus deinen Zahlungsdaten berechnet und mit einer Prüfziffer und dem Schweizer Kreuz versehen werden. Das schafft eine Office-Vorlage nicht.
Die Folge: Mit einer reinen Word-Vorlage liefert deine Rechnung keinen QR-Zahlteil. Deine Kunden müssen die IBAN von Hand abtippen, was Tippfehler und verspätete Zahlungen begünstigt, und du wirkst weniger professionell.
Die smartere "Vorlage" ist deshalb ein kostenloser Rechnungsgenerator: Du füllst die gleichen Felder aus wie in Word, bekommst aber automatisch einen korrekten QR-Zahlteil und eine sauber gesetzte PDF, ohne Anmeldung und ohne dich um Prüfziffern zu kümmern.
| Word/Excel-Vorlage | Online-Generator | |
|---|---|---|
| Layout und Pflichtangaben | ja | ja |
| Gültiger Swiss QR-Code | nein | ja |
| Automatische Prüfziffer | nein | ja |
| PDF-Export | manuell | direkt |
| Aufwand pro Rechnung | hoch | minimal |
Häufige Fehler beim Rechnung schreiben
Diese Stolperfallen tauchen in der Praxis am häufigsten auf:
- Fehlende oder doppelte Rechnungsnummer. Ohne eindeutige Nummer lässt sich eine Rechnung nicht sauber zuordnen, und doppelte Nummern führen bei einer Prüfung zu Rückfragen. Halte die Nummerierung lückenlos und fortlaufend.
- IBAN falsch oder als reiner Text. Eine IBAN, die der Kunde abtippen muss, lädt zu Tippfehlern ein. Ein QR-Zahlteil löst das Problem, weil die Banking-App die Daten direkt einliest.
- MWST ausgewiesen, obwohl nicht angemeldet. Wer nicht mehrwertsteuerpflichtig ist, darf keine MWST aufführen. Dieser Fehler passiert oft beim Kopieren einer alten Vorlage.
- Vager Leistungsbeschrieb. "Diverse Arbeiten" reicht nicht. Beschreibe nachvollziehbar, was du geliefert hast, idealerweise mit Datum, Menge und Einzelpreis.
- Kein QR-Code. Eine Schweizer Rechnung ohne Swiss QR-Code wirkt veraltet und macht das Bezahlen unnötig umständlich.
Wer mit einer Word-Vorlage arbeitet, läuft genau in diese Fehler hinein, weil nichts automatisch geprüft wird. Ein Generator fängt die meisten davon ab, bevor du die Rechnung verschickst.
Bereit für mehr als Einzelrechnungen?
Eine einzelne Rechnung schreibst du gratis mit dem Generator. Sobald du aber regelmässig fakturierst, wiederkehrende Rechnungen automatisieren, Zahlungseingänge im Blick behalten und alles sauber verbuchen willst, lohnt sich ein Werkzeug, das mitwächst.
Genau dafür gibt es LumaBill ab CHF 9/Monat: Rechnungen und Offerten, wiederkehrende Fakturierung, Zahlungsabgleich und eine Buchhaltung, die für die Schweiz gemacht ist. Du kannst es 14 Tage gratis testen und in Ruhe schauen, ob es zu deinem Workflow passt.