Riconciliazione bancaria
La riconciliazione bancaria è il processo con cui abbinate le transazioni bancarie importate alle vostre fatture, pagamenti e spese in Lumabill. In questo modo vi assicurate che la contabilità corrisponda esattamente ai movimenti reali del vostro conto bancario -- e mantenete il controllo sulle posizioni aperte.
Requisito: Questa funzione richiede il modulo Contabilità (abbonamento PRO). Le transazioni devono essere state precedentemente caricate tramite l'Importazione CAMT.
Come funziona la riconciliazione
La riconciliazione bancaria collega due mondi: i movimenti di denaro effettivi sul vostro conto bancario (importati tramite CAMT) e le registrazioni contabili in Lumabill (fatture, spese, registrazioni manuali). Ogni movimento bancario viene abbinato a una registrazione corrispondente.
Abbinamento automatico
Lumabill tenta prima di abbinare le transazioni automaticamente. L'abbinamento si basa su:
- Numero di riferimento QR -- Il metodo più affidabile. Quando un cliente paga tramite fattura QR, la transazione bancaria contiene il numero di riferimento, che Lumabill può collegare direttamente alla fattura corretta.
- Importo e periodo -- Se l'importo di una transazione corrisponde esattamente a una fattura aperta e la data rientra nel periodo previsto, Lumabill propone un abbinamento.
Le corrispondenze rilevate automaticamente vengono visualizzate come suggerimenti. Potete confermarle o rifiutarle con un semplice clic.
Abbinamento manuale
Non tutte le transazioni possono essere abbinate automaticamente -- ad esempio pagamenti parziali, pagamenti in contanti o bonifici senza numero di riferimento. In questi casi effettuate l'assegnazione manualmente:
- Cliccate su una transazione non abbinata
- Selezionate la fattura o la spesa corrispondente dall'elenco delle posizioni aperte
- Confermate l'assegnazione
Suggerimento: Potete anche assegnare più fatture a un unico movimento bancario (pagamento cumulativo) oppure suddividere una fattura su più pagamenti (pagamento parziale).
Creazione delle registrazioni contabili
Quando riconciliate una transazione, Lumabill crea automaticamente le registrazioni corrispondenti nel vostro giornale:
- Incasso (accredito): Addebito sul conto banca, accredito sul conto debitori
- Pagamento (addebito): Addebito sul conto creditori, accredito sul conto banca
In modalità di contabilità semplice, viene registrato direttamente un incasso o un pagamento.
Stato e avanzamento
La pagina di riepilogo mostra lo stato attuale della riconciliazione:
- Abbinata -- La transazione è assegnata a una fattura o spesa
- Suggerimento -- Lumabill ha trovato una corrispondenza probabile
- Aperta -- Nessuna corrispondenza trovata, azione manuale necessaria
- Ignorata -- Volutamente ignorata (ad es. bonifici interni)
Verificare il saldo bancario
Al termine del processo di riconciliazione, il saldo bancario calcolato in Lumabill dovrebbe corrispondere al saldo reale del vostro conto. Una discrepanza indica registrazioni mancanti o transazioni non importate.
Buone pratiche
- Riconciliate regolarmente -- Effettuate la riconciliazione bancaria almeno settimanalmente per individuare tempestivamente le discrepanze.
- Utilizzate le fatture QR -- I numeri di riferimento QR consentono l'abbinamento automatico più affidabile.
- Risolvete le posizioni aperte -- Le transazioni che restano aperte a lungo devono essere esaminate tempestivamente.
- Prima della chiusura annuale -- Assicuratevi che tutte le transazioni del periodo siano riconciliate prima di chiudere l'esercizio.
Passaggi successivi
Con i movimenti bancari riconciliati, la vostra contabilità è aggiornata. Utilizzate il Conto economico o il Bilancio per ottenere una panoramica finanziaria completa.