Buchungen erfassen
Buchungen (auch Buchungssätze oder Journaleinträge genannt) sind das Fundament der doppelten Buchhaltung. Jede Transaktion wird in mindestens zwei Konten erfasst -- im Soll und im Haben. Lumabill generiert viele Buchungen automatisch, Sie können aber auch jederzeit manuelle Buchungen erstellen.
Automatische Buchungen
Lumabill erstellt automatisch Buchungssätze, wenn Sie:
- Eine Rechnung erstellen -- Soll: 1100 Debitoren / Haben: 3400 Dienstleistungsertrag
- Eine Zahlung verbuchen -- Soll: 1020 Bank / Haben: 1100 Debitoren
- Eine Ausgabe erfassen -- Soll: 6xxx Aufwandkonto / Haben: 1020 Bank oder 2000 Kreditoren
- Einen Bankimport abgleichen -- Die passenden Buchungen werden beim Abgleich vorgeschlagen
Diese automatischen Buchungen sparen Ihnen Zeit und reduzieren Fehler. Sie finden sie im Journal mit dem Vermerk «automatisch generiert».
Tipp: Prüfen Sie automatische Buchungen gelegentlich, um sicherzustellen, dass die Kontozuordnung korrekt ist. Insbesondere bei Ausgaben sollten Sie das richtige Aufwandkonto wählen.
Manuelle Buchungen erstellen
Für Geschäftsvorfälle, die nicht durch Rechnungen oder Ausgaben abgedeckt sind, erstellen Sie manuelle Buchungen. Navigieren Sie zu Buchhaltung > Journal und klicken Sie auf Neue Buchung.
Jeder Buchungssatz enthält:
- Datum -- Wann hat die Transaktion stattgefunden?
- Buchungstext -- Eine kurze Beschreibung (z. B. «Miete Januar»)
- Soll-Konto -- Das Konto, das belastet wird
- Haben-Konto -- Das Konto, das gutgeschrieben wird
- Betrag -- Der Buchungsbetrag in CHF (oder Ihrer Standardwährung)
- Beleg-Nr. -- Optional, zur Verknüpfung mit einem physischen Beleg
Das Prinzip: Soll und Haben
Die goldene Regel der doppelten Buchhaltung: Jede Buchung hat einen Soll- und einen Haben-Betrag, und beide müssen gleich sein. So bleibt die Bilanz immer ausgeglichen.
Eine einfache Eselsbrücke:
- Soll (links): Wo das Geld hinfliesst oder wo ein Aufwand entsteht
- Haben (rechts): Wo das Geld herkommt oder wo ein Ertrag entsteht
Beispiele für typische Buchungssätze:
| Vorfall | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| Kunde bezahlt Rechnung | 1020 Bank | 1100 Debitoren | CHF 1'500 |
| Miete bezahlt | 6000 Raumaufwand | 1020 Bank | CHF 2'000 |
| Warenverkauf auf Rechnung | 1100 Debitoren | 3000 Warenertrag | CHF 800 |
| Büromaterial bar bezahlt | 6500 Verwaltungsaufwand | 1000 Kasse | CHF 45 |
| Darlehensrückzahlung | 2100 Bankdarlehen | 1020 Bank | CHF 5'000 |
Sammelbuchungen
Manchmal betrifft eine Transaktion mehr als zwei Konten -- zum Beispiel wenn eine Rechnung mit MwSt. gebucht wird. Lumabill unterstützt Sammelbuchungen (Split-Buchungen), bei denen Sie mehrere Soll- und Haben-Zeilen in einem Buchungssatz erfassen können. Die Summe aller Soll-Beträge muss der Summe aller Haben-Beträge entsprechen.
Journal durchsuchen und filtern
Das Journal zeigt alle Buchungen chronologisch an. Sie können filtern nach:
- Zeitraum -- Bestimmter Monat, Quartal oder benutzerdefinierter Zeitraum
- Konto -- Nur Buchungen eines bestimmten Kontos anzeigen
- Typ -- Automatisch oder manuell
- Suchbegriff -- Buchungstext durchsuchen
Tipp: Nutzen Sie aussagekräftige Buchungstexte. «Miete Büro Bahnhofstrasse Jan. 2026» ist hilfreicher als nur «Miete». Gute Beschreibungen erleichtern die spätere Suche und den Jahresabschluss.
Buchungen bearbeiten und stornieren
Buchungen in einem offenen Geschäftsjahr können bearbeitet werden. In einem abgeschlossenen Geschäftsjahr sind alle Buchungen gesperrt -- so wird die Integrität Ihrer Buchhaltung gewährleistet. Wenn Sie eine fehlerhafte Buchung korrigieren müssen, erstellen Sie eine Stornobuchung (Gegenbuchung), die den ursprünglichen Betrag aufhebt, und anschliessend die korrekte Buchung.
Tipp: Schliessen Sie ein Geschäftsjahr erst ab, wenn Sie alle Buchungen geprüft haben. Nach dem Abschluss sind keine Änderungen mehr möglich.
Nächste Schritte
- Kontenplan -- Passen Sie Ihre Konten an
- Geschäftsjahre -- Verwalten und schliessen Sie Ihre Perioden
- Erfolgsrechnung -- Sehen Sie, wie Ihre Buchungen zur Erfolgsrechnung beitragen