Wiederkehrende Rechnungen
Mit Lumabill PRO können Sie wiederkehrende Rechnungen einrichten, die automatisch in regelmässigen Abständen erstellt werden. Ideal für Abonnements, monatliche Dienstleistungen, Wartungsverträge oder Mietabrechnungen.
Diese Funktion erfordert ein PRO-Abonnement.
Wann sind wiederkehrende Rechnungen sinnvoll?
Wiederkehrende Rechnungen eignen sich für alle regelmässigen Abrechnungen:
- Monatliche Dienstleistungen -- z. B. IT-Support, Buchhaltung, Beratung
- Abonnements -- Software, Wartung, Hosting
- Mietverträge -- Büroräume, Gerätevermietung
- Retainer-Vereinbarungen -- Feste monatliche Pauschalen
Wiederkehrende Rechnung einrichten
- Navigieren Sie zu Rechnungen > Wiederkehrend im Dashboard
- Klicken Sie auf Neue wiederkehrende Rechnung
- Wählen Sie einen Kunden aus
- Fügen Sie die Positionen hinzu -- diese bleiben bei jeder generierten Rechnung gleich
- Konfigurieren Sie den Zeitplan
Zeitplan konfigurieren
Legen Sie fest, wie oft und wann die Rechnung erstellt werden soll:
- Intervall -- Wählen Sie zwischen:
- Wöchentlich
- Monatlich
- Vierteljährlich (quartalsweise)
- Halbjährlich
- Jährlich
- Startdatum -- Ab wann soll die erste Rechnung erstellt werden?
- Enddatum (optional) -- Wann soll die Serie enden? Leer lassen für unbegrenzte Laufzeit
Tipp: Für die meisten Schweizer KMU ist das monatliche oder vierteljährliche Intervall am gebräuchlichsten. Wählen Sie das Intervall, das zu Ihrem Vertrag mit dem Kunden passt.
Automatische Rechnungserstellung
Wenn der geplante Zeitpunkt erreicht ist, erstellt Lumabill automatisch eine neue Rechnung basierend auf Ihrer Vorlage:
- Die Rechnung erhält eine neue Rechnungsnummer
- Das Rechnungsdatum wird auf das aktuelle Datum gesetzt
- Das Fälligkeitsdatum wird anhand Ihrer Zahlungsfrist berechnet
- Alle Positionen und Beträge werden aus der Vorlage übernommen
Die generierte Rechnung erscheint als Entwurf in Ihrer Rechnungsliste, damit Sie sie vor dem Versand prüfen können.
Wiederkehrende Rechnungen verwalten
Im Dashboard für wiederkehrende Rechnungen sehen Sie alle Serien auf einen Blick:
- Aktiv -- Die Serie läuft und erstellt regelmässig Rechnungen
- Pausiert -- Die Serie ist vorübergehend gestoppt
- Beendet -- Die Serie hat das Enddatum erreicht oder wurde manuell gestoppt
Sie können jede Serie jederzeit bearbeiten, pausieren oder beenden.
Vorlage anpassen
Wenn sich Preise oder Leistungen ändern, können Sie die Vorlage der wiederkehrenden Rechnung jederzeit aktualisieren:
- Öffnen Sie die wiederkehrende Rechnung
- Bearbeiten Sie Positionen, Preise oder andere Details
- Speichern Sie die Änderungen
Tipp: Änderungen an der Vorlage wirken sich nur auf zukünftige Rechnungen aus. Bereits erstellte Rechnungen bleiben unverändert.
Tipps für wiederkehrende Rechnungen
- Prüfen Sie generierte Rechnungen: Auch bei automatischer Erstellung lohnt sich ein kurzer Blick vor dem Versand
- Vertragsende beachten: Setzen Sie ein Enddatum, wenn der Vertrag zeitlich begrenzt ist
- Preisanpassungen: Aktualisieren Sie die Vorlage rechtzeitig bei Preisänderungen
- Kunde informieren: Teilen Sie Ihrem Kunden mit, dass er regelmässige Rechnungen erhalten wird
- Pausieren statt löschen: Bei vorübergehender Unterbrechung pausieren Sie die Serie, statt sie zu löschen
Nächste Schritte
- Rechnungen erstellen -- Grundlagen der Rechnungserstellung
- Rechnungen versenden -- So versenden Sie die generierten Rechnungen
- Offerten & Angebote -- Erstellen Sie Angebote vor der Rechnungsstellung