Wiederkehrende Rechnungen
Mit Lumabill PRO kannst du wiederkehrende Rechnungen einrichten, die automatisch in regelmässigen Abständen erstellt werden. Ideal für Abonnements, monatliche Dienstleistungen, Wartungsverträge oder Mietabrechnungen.
Diese Funktion erfordert ein PRO-Abonnement.
Wann sind wiederkehrende Rechnungen sinnvoll?
Wiederkehrende Rechnungen eignen sich für alle regelmässigen Abrechnungen:
- Monatliche Dienstleistungen -- z. B. IT-Support, Buchhaltung, Beratung
- Abonnements -- Software, Wartung, Hosting
- Mietverträge -- Büroräume, Gerätevermietung
- Retainer-Vereinbarungen -- Feste monatliche Pauschalen
Wiederkehrende Rechnung einrichten
- Navigiere zu Rechnungen > Wiederkehrend im Dashboard
- Klicke auf Neue wiederkehrende Rechnung
- Wähle einen Kunden aus
- Füge die Positionen hinzu -- diese bleiben bei jeder generierten Rechnung gleich
- Konfiguriere den Zeitplan
Zeitplan konfigurieren
Lege fest, wie oft und wann die Rechnung erstellt werden soll:
- Intervall -- Wähle zwischen:
- Wöchentlich
- Monatlich
- Vierteljährlich (quartalsweise)
- Halbjährlich
- Jährlich
- Startdatum -- Ab wann soll die erste Rechnung erstellt werden?
- Enddatum (optional) -- Wann soll die Serie enden? Leer lassen für unbegrenzte Laufzeit
Tipp: Für die meisten Schweizer KMU ist das monatliche oder vierteljährliche Intervall am gebräuchlichsten. Wähle das Intervall, das zu deinem Vertrag mit dem Kunden passt.
Automatische Rechnungserstellung
Wenn der geplante Zeitpunkt erreicht ist, erstellt Lumabill automatisch eine neue Rechnung basierend auf deiner Vorlage:
- Die Rechnung erhält eine neue Rechnungsnummer
- Das Rechnungsdatum wird auf das aktuelle Datum gesetzt
- Das Fälligkeitsdatum wird anhand deiner Zahlungsfrist berechnet
- Alle Positionen und Beträge werden aus der Vorlage übernommen
Die generierte Rechnung erscheint als Entwurf in deiner Rechnungsliste, damit du sie vor dem Versand prüfen kannst.
Ist der automatische Versand aktiviert, geht die Rechnung an die E-Mail-Adresse des Kunden und in Kopie an alle Adressen, die du in den Kundendaten unter Weitere Empfänger (CC) hinterlegt hast.
Wiederkehrende Rechnungen verwalten
Im Dashboard für wiederkehrende Rechnungen siehst du alle Serien auf einen Blick:
- Aktiv -- Die Serie läuft und erstellt regelmässig Rechnungen
- Pausiert -- Die Serie ist vorübergehend gestoppt
- Beendet -- Die Serie hat das Enddatum erreicht oder wurde manuell gestoppt
Du kannst jede Serie jederzeit bearbeiten, pausieren oder beenden.
Vorlage anpassen
Wenn sich Preise oder Leistungen ändern, kannst du die Vorlage der wiederkehrenden Rechnung jederzeit aktualisieren:
- Öffne die wiederkehrende Rechnung
- Bearbeite Positionen, Preise oder andere Details
- Speichere die Änderungen
Tipp: Änderungen an der Vorlage wirken sich nur auf zukünftige Rechnungen aus. Bereits erstellte Rechnungen bleiben unverändert.
Tipps für wiederkehrende Rechnungen
- Prüfe generierte Rechnungen: Auch bei automatischer Erstellung lohnt sich ein kurzer Blick vor dem Versand
- Vertragsende beachten: Setze ein Enddatum, wenn der Vertrag zeitlich begrenzt ist
- Preisanpassungen: Aktualisiere die Vorlage rechtzeitig bei Preisänderungen
- Kunde informieren: Teile deinem Kunden mit, dass er regelmässige Rechnungen erhalten wird
- Pausieren statt löschen: Bei vorübergehender Unterbrechung pausiere die Serie, statt sie zu löschen
Nächste Schritte
- Rechnungen erstellen -- Grundlagen der Rechnungserstellung
- Rechnungen versenden -- So versendest du die generierten Rechnungen
- Offerten & Angebote -- Erstelle Angebote vor der Rechnungsstellung