Rechnungen versenden
Lumabill ermöglicht es Ihnen, Rechnungen direkt per E-Mail an Ihre Kunden zu versenden -- mit dem PDF als Anhang und dem QR-Einzahlungsschein inklusive. Alternativ können Sie das PDF auch herunterladen und auf anderem Weg zustellen.
Rechnung per E-Mail versenden
Sobald Ihre Rechnung fertig ist, können Sie sie mit wenigen Klicks versenden:
- Öffnen Sie die Rechnung im Dashboard
- Klicken Sie auf Versenden (oder das Versand-Symbol)
- Prüfen Sie die Empfänger-E-Mail-Adresse -- sie wird automatisch aus den Kundendaten übernommen
- Passen Sie den Betreff und die Nachricht bei Bedarf an
- Klicken Sie auf Senden
Tipp: Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse Ihres Kunden korrekt in den Kundendaten hinterlegt ist, bevor Sie die Rechnung versenden.
Was Ihr Kunde erhält
Ihr Kunde erhält eine professionelle E-Mail mit:
- Betreff mit der Rechnungsnummer
- E-Mail-Text mit einer Zusammenfassung (Betrag, Fälligkeitsdatum)
- PDF-Anhang -- die vollständige Rechnung mit QR-Einzahlungsschein
- Absender -- Ihre E-Mail-Adresse, versendet über Lumabill
Rechnungsstatus nach dem Versand
Sobald Sie eine Rechnung versenden, ändert sich ihr Status von Entwurf zu Versendet. Ab diesem Zeitpunkt:
- Die Rechnung ist nicht mehr frei bearbeitbar (zum Schutz der Konsistenz)
- Das Versanddatum wird festgehalten
- Lumabill überwacht die Zahlungsfrist
Lesebestätigung
Lumabill verfolgt, ob Ihr Kunde die Rechnung geöffnet hat. Im Rechnungsdetail sehen Sie:
- Zugestellt -- Die E-Mail wurde erfolgreich zugestellt
- Geöffnet -- Der Kunde hat die E-Mail geöffnet
Tipp: Die Lesebestätigung gibt Ihnen einen Anhaltspunkt, ob der Kunde die Rechnung erhalten hat. Bei ausbleibender Öffnung können Sie proaktiv nachfassen.
PDF herunterladen
Sie können jede Rechnung auch als PDF herunterladen, ohne sie per E-Mail zu versenden:
- Öffnen Sie die Rechnung
- Klicken Sie auf PDF herunterladen
- Das PDF enthält alle Rechnungsdetails inklusive QR-Einzahlungsschein
Das heruntergeladene PDF können Sie dann per Post verschicken, in einem Messenger teilen oder ausdrucken.
Rechnung erneut versenden
Falls nötig, können Sie eine bereits versendete Rechnung erneut verschicken:
- Öffnen Sie die versendete Rechnung
- Klicken Sie erneut auf Versenden
- Bestätigen Sie den erneuten Versand
Dies ist nützlich, wenn der Kunde die E-Mail nicht erhalten hat oder eine Erinnerung benötigt.
Überfällige Rechnungen
Wenn die Zahlungsfrist einer versendeten Rechnung abgelaufen ist, markiert Lumabill sie automatisch als Überfällig. Sie sehen überfällige Rechnungen auf einen Blick in Ihrem Dashboard und können direkt eine Zahlungserinnerung senden.
Tipps für den Rechnungsversand
- Zeitnah versenden: Senden Sie die Rechnung möglichst bald nach Erbringung der Leistung
- Kundendaten prüfen: Verifizieren Sie die E-Mail-Adresse vor dem Versand
- Fälligkeitsdatum beachten: Setzen Sie realistische Zahlungsfristen
- Erinnerungen nutzen: Bei überfälligen Rechnungen freundlich nachfassen
- PDF archivieren: Laden Sie wichtige Rechnungen zusätzlich als PDF herunter für Ihre Unterlagen
Nächste Schritte
- Rechnungen erstellen -- Zurück zum Rechnungseditor
- QR-Einzahlungsscheine -- Mehr über QR-Codes auf Ihren Rechnungen
- Wiederkehrende Rechnungen -- Automatisieren Sie regelmässige Rechnungen