Rechnungen versenden

Versende Rechnungen per E-Mail direkt aus Lumabill oder lade PDFs herunter.

Rechnungen versenden

Lumabill ermöglicht es dir, Rechnungen direkt per E-Mail an deine Kunden zu versenden -- mit dem PDF als Anhang und dem QR-Einzahlungsschein inklusive. Alternativ kannst du das PDF auch herunterladen und auf anderem Weg zustellen.

Rechnung per E-Mail versenden

Sobald deine Rechnung fertig ist, kannst du sie mit wenigen Klicks versenden:

  1. Öffne die Rechnung im Dashboard
  2. Klicke auf Versenden (oder das Versand-Symbol)
  3. Prüfe die Empfänger-E-Mail-Adresse -- sie wird automatisch aus den Kundendaten übernommen
  4. Passe den Betreff und die Nachricht bei Bedarf an
  5. Klicke auf Senden

Der vorausgefüllte Text kommt aus drei Ebenen: zuerst die E-Mail-Vorlage des Kunden (in den Kundendaten), sonst deine eigene Vorlage unter Einstellungen > Fakturierung > Rechnungs-E-Mail (pro Sprache, getrennt für Rechnung und Angebot), sonst der Standardtext von Lumabill. Platzhalter wie {number}, {amount} oder {dueDate} werden beim Versand ersetzt.

Sollen weitere Personen die Rechnung erhalten, zum Beispiel die Buchhaltung deines Kunden, trage diese in den Kundendaten unter Weitere Empfänger (CC) ein. Sie werden bei jedem Versand, bei Zahlungserinnerungen und bei automatisch versendeten wiederkehrenden Rechnungen in Kopie gesetzt. Im Versandfenster kannst du die CC-Liste für eine einzelne Rechnung anpassen.

Tipp: Stelle sicher, dass die E-Mail-Adresse deines Kunden korrekt in den Kundendaten hinterlegt ist, bevor du die Rechnung versendest.

Was dein Kunde erhält

Dein Kunde erhält eine professionelle E-Mail mit:

  • Betreff mit der Rechnungsnummer
  • E-Mail-Text mit einer Zusammenfassung (Betrag, Fälligkeitsdatum)
  • PDF-Anhang -- die vollständige Rechnung mit QR-Einzahlungsschein
  • Absender -- Deine E-Mail-Adresse, versendet über Lumabill

Rechnungsstatus nach dem Versand

Sobald du eine Rechnung versendest, ändert sich ihr Status von Entwurf zu Versendet. Ab diesem Zeitpunkt:

  • Die Rechnung ist nicht mehr frei bearbeitbar (zum Schutz der Konsistenz)
  • Das Versanddatum wird festgehalten
  • Lumabill überwacht die Zahlungsfrist

Lesebestätigung

Lumabill verfolgt, ob dein Kunde die Rechnung geöffnet hat. Im Rechnungsdetail siehst du:

  • Zugestellt -- Die E-Mail wurde erfolgreich zugestellt
  • Geöffnet -- Der Kunde hat die E-Mail geöffnet

Tipp: Die Lesebestätigung gibt dir einen Anhaltspunkt, ob der Kunde die Rechnung erhalten hat. Bei ausbleibender Öffnung kannst du proaktiv nachfassen.

PDF herunterladen

Du kannst jede Rechnung auch als PDF herunterladen, ohne sie per E-Mail zu versenden:

  1. Öffne die Rechnung
  2. Klicke auf PDF herunterladen
  3. Das PDF enthält alle Rechnungsdetails inklusive QR-Einzahlungsschein

Das heruntergeladene PDF kannst du dann per Post verschicken, in einem Messenger teilen oder ausdrucken.

Rechnung erneut versenden

Falls nötig, kannst du eine bereits versendete Rechnung erneut verschicken:

  1. Öffne die versendete Rechnung
  2. Klicke erneut auf Versenden
  3. Bestätige den erneuten Versand

Dies ist nützlich, wenn der Kunde die E-Mail nicht erhalten hat oder eine Erinnerung benötigt.

Überfällige Rechnungen

Wenn die Zahlungsfrist einer versendeten Rechnung abgelaufen ist, markiert Lumabill sie automatisch als Überfällig. Du siehst überfällige Rechnungen auf einen Blick in deinem Dashboard und kannst direkt eine Zahlungserinnerung senden.

Tipps für den Rechnungsversand

  • Zeitnah versenden: Sende die Rechnung möglichst bald nach Erbringung der Leistung
  • Kundendaten prüfen: Verifiziere die E-Mail-Adresse vor dem Versand
  • Fälligkeitsdatum beachten: Setze realistische Zahlungsfristen
  • Erinnerungen nutzen: Bei überfälligen Rechnungen freundlich nachfassen
  • PDF archivieren: Lade wichtige Rechnungen zusätzlich als PDF herunter für deine Unterlagen

Nächste Schritte

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