Factures récurrentes
Avec Lumabill PRO, vous pouvez configurer des factures récurrentes qui sont créées automatiquement à intervalles réguliers. Idéal pour les abonnements, les prestations mensuelles, les contrats de maintenance ou la facturation de loyers.
Cette fonctionnalité nécessite un abonnement PRO.
Quand utiliser les factures récurrentes ?
Les factures récurrentes conviennent à toute facturation régulière :
- Prestations mensuelles -- p. ex. support informatique, comptabilité, conseil
- Abonnements -- Logiciels, maintenance, hébergement
- Contrats de location -- Bureaux, location de matériel
- Accords de mandat -- Forfaits mensuels fixes
Configurer une facture récurrente
- Rendez-vous dans Factures > Récurrentes dans le tableau de bord
- Cliquez sur Nouvelle facture récurrente
- Sélectionnez un client
- Ajoutez les postes -- ils resteront identiques sur chaque facture générée
- Configurez le planning
Configurer le planning
Définissez la fréquence et le moment de création de la facture :
- Intervalle -- Choisissez parmi :
- Hebdomadaire
- Mensuel
- Trimestriel
- Semestriel
- Annuel
- Date de début -- Quand la première facture doit-elle être créée ?
- Date de fin (optionnel) -- Quand la série doit-elle se terminer ? Laissez vide pour une durée illimitée
Conseil : Pour la plupart des PME suisses, les intervalles mensuels ou trimestriels sont les plus courants. Choisissez l'intervalle qui correspond à votre accord avec le client.
Création automatique des factures
Lorsque le moment prévu arrive, Lumabill crée automatiquement une nouvelle facture basée sur votre modèle :
- La facture reçoit un nouveau numéro de facture
- La date de facture est fixée à la date du jour
- La date d'échéance est calculée selon vos conditions de paiement
- Tous les postes et montants sont repris du modèle
La facture générée apparait comme brouillon dans votre liste de factures, afin que vous puissiez la vérifier avant l'envoi.
Gérer les factures récurrentes
Dans le tableau de bord des factures récurrentes, vous voyez toutes les séries d'un coup d'oeil :
- Active -- La série est en cours et crée des factures régulièrement
- En pause -- La série est temporairement arrêtée
- Terminée -- La série a atteint sa date de fin ou a été arrêtée manuellement
Vous pouvez modifier, mettre en pause ou arrêter toute série à tout moment.
Modifier le modèle
Si les prix ou les prestations changent, vous pouvez mettre à jour le modèle de facture récurrente à tout moment :
- Ouvrez la facture récurrente
- Modifiez les postes, les prix ou d'autres détails
- Enregistrez les modifications
Conseil : Les modifications du modèle n'affectent que les factures futures. Les factures déjà générées restent inchangées.
Conseils pour les factures récurrentes
- Vérifiez les factures générées : Même avec la création automatique, un rapide contrôle avant l'envoi est judicieux
- Respectez les fins de contrat : Définissez une date de fin lorsque le contrat est limité dans le temps
- Ajustements de prix : Mettez à jour le modèle rapidement en cas de changement de prix
- Informez votre client : Prévenez votre client qu'il recevra des factures régulières
- Mettez en pause plutôt que supprimer : En cas d'interruption temporaire, mettez la série en pause au lieu de la supprimer
Prochaines étapes
- Créer des factures -- Les bases de la création de factures
- Envoyer des factures -- Comment envoyer les factures générées
- Offres & Devis -- Créez des devis avant la facturation