Envoyer des factures

Envoyez des factures par e-mail directement depuis Lumabill ou téléchargez les PDF.

Envoyer des factures

Lumabill vous permet d'envoyer des factures directement par e-mail à vos clients -- avec le PDF en pièce jointe et le bulletin de versement QR inclus. Vous pouvez aussi télécharger le PDF et le transmettre par un autre moyen.

Envoyer une facture par e-mail

Une fois votre facture prête, vous pouvez l'envoyer en quelques clics :

  1. Ouvrez la facture dans le tableau de bord
  2. Cliquez sur Envoyer (ou l'icône d'envoi)
  3. Vérifiez l'adresse e-mail du destinataire -- elle est automatiquement reprise des données client
  4. Adaptez l'objet et le message si nécessaire
  5. Cliquez sur Envoyer

Conseil : Assurez-vous que l'adresse e-mail de votre client est correctement enregistrée dans ses coordonnées avant d'envoyer la facture.

Ce que votre client reçoit

Votre client reçoit un e-mail professionnel contenant :

  • Objet avec le numéro de facture
  • Corps du message avec un récapitulatif (montant, date d'échéance)
  • Pièce jointe PDF -- la facture complète avec bulletin de versement QR
  • Expéditeur -- Votre adresse e-mail, envoyé via Lumabill

Statut de la facture après l'envoi

Dès que vous envoyez une facture, son statut passe de Brouillon à Envoyée. A partir de ce moment :

  • La facture n'est plus librement modifiable (pour garantir la cohérence)
  • La date d'envoi est enregistrée
  • Lumabill surveille le délai de paiement

Suivi de lecture

Lumabill suit si votre client a ouvert la facture. Dans les détails de la facture, vous pouvez voir :

  • Délivrée -- L'e-mail a été livré avec succès
  • Ouverte -- Le client a ouvert l'e-mail

Conseil : Le suivi de lecture vous donne une indication sur la réception de la facture par le client. Si elle reste non ouverte, vous pouvez relancer de manière proactive.

Télécharger le PDF

Vous pouvez télécharger n'importe quelle facture en PDF sans l'envoyer par e-mail :

  1. Ouvrez la facture
  2. Cliquez sur Télécharger PDF
  3. Le PDF contient tous les détails de la facture, y compris le bulletin de versement QR

Vous pouvez ensuite envoyer le PDF téléchargé par courrier postal, le partager via un messager ou l'imprimer.

Renvoyer une facture

Si nécessaire, vous pouvez renvoyer une facture déjà envoyée :

  1. Ouvrez la facture envoyée
  2. Cliquez à nouveau sur Envoyer
  3. Confirmez le renvoi

C'est utile si le client n'a pas reçu l'e-mail ou s'il a besoin d'un rappel.

Factures en retard

Lorsque le délai de paiement d'une facture envoyée est dépassé, Lumabill la marque automatiquement comme En retard. Vous voyez les factures en retard d'un coup d'oeil dans votre tableau de bord et pouvez envoyer directement un rappel de paiement.

Conseils pour l'envoi de factures

  • Envoyez rapidement : Envoyez la facture le plus tôt possible après la prestation
  • Vérifiez les données client : Contrôlez l'adresse e-mail avant l'envoi
  • Fixez des délais réalistes : Choisissez des conditions de paiement équitables pour les deux parties
  • Utilisez les rappels : Relancez poliment les factures en retard
  • Archivez les PDF : Téléchargez les factures importantes en PDF pour vos dossiers

Prochaines étapes

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