Contabilizzare i fornitori di pagamento

Chi gestisce uno shop online, vende corsi in rete o accetta pagamenti con carta tramite SumUp o Twint non riceve il denaro direttamente dal cliente. Il fornitore di pagamento incassa l'importo, trattiene la propria commissione e versa il resto in modo cumulativo sul vostro conto bancario. Sull'estratto conto compare solo questo versamento cumulativo, non le singole vendite.

Questa guida mostra come registrare tali versamenti in Lumabill. Vale per Stripe, SumUp, Twint, PayPal e qualsiasi altro fornitore che emette un rapporto di versamento o un rendiconto.

Nota: Lumabill non è una consulenza fiscale. Mostriamo come rappresentare il caso nel software. Se il trattamento scelto è corretto per la vostra azienda, chiedetelo al vostro fiduciario.

Distinguere i due tipi di pagamento

Prima di registrare qualcosa, verificate da dove proviene il pagamento:

Pagamento di una fattura Lumabill tramite il pulsante "Paga ora" (integrazione Stripe). Lumabill contabilizza questi pagamenti automaticamente non appena il cliente ha pagato. Niente da registrare. Dettagli più avanti.
Vendita al di fuori di Lumabill, ad esempio shop online, prenotazione di corsi, terminale di carte, Stripe Payment Link, SumUp o Twint. Lumabill non sa nulla di queste vendite. Le registrate come entrate.

Non registrate mai una vendita due volte. Un versamento può contenere entrambi i tipi. Conta sempre la singola vendita, non il versamento.

Cosa deve essere contabilizzato

Per ogni vendita al di fuori di Lumabill la contabilità ha bisogno di tre elementi:

Ricavo lordo come ricavo, con l'aliquota IVA della vostra prestazione. L'IVA è dovuta sull'importo lordo, non sul netto versato.
Commissione del fornitore come costo, ad esempio su spese bancarie o commissioni di transazione. Di regola queste commissioni non contengono IVA.
Importo netto come incasso sul conto bancario.

Un'entrata in Lumabill copre tutti e tre i punti in una sola registrazione: righe di ricavo al lordo, una riga di deduzione per la commissione, e l'importo netto viene riconciliato in seguito con il versamento bancario.

Scegliere il ritmo: per versamento o per mese

Entrambi sono possibili. Il rapporto del fornitore è il giustificativo in entrambi i casi.

Per versamento. Un'entrata per ogni versamento. Il pagamento bancario corrisponde esattamente a un'entrata, la riconciliazione è univoca. Consigliato con pochi versamenti al mese.
Per mese. Un'entrata dal rapporto mensile del fornitore (in Stripe "Riepilogo del saldo" o "Balance summary"). Meno lavoro, ma più pagamenti bancari appartengono a una sola entrata. Serve un conto transitorio, vedi sotto.

Allegate sempre il rapporto all'entrata. I giustificativi vanno conservati per dieci anni e l'accesso al conto presso il fornitore di pagamento non è garantito per tutto questo periodo.

Passo dopo passo: scansionare un versamento

Recuperare il documento dal fornitore. In Stripe: Saldo > Versamenti > cliccare sul versamento e stampare la pagina in PDF. Per il ritmo mensile: Rapporti > Riepilogo del saldo, scegliere il periodo, salvare in PDF. Le esportazioni CSV non sono supportate, usate un PDF o un'immagine.
Entrate > Scansiona. Caricate il PDF. Lumabill estrae il pagante, la data, le singole vendite come posizioni e le commissioni.
Verificare le posizioni. Ogni riga di ricavo ha bisogno di un conto di ricavo (ad es. 3400) e dell'aliquota IVA. La commissione compare come riga di deduzione su un conto di costo (ad es. 6940 spese bancarie). In basso vedete lordo, deduzioni e netto.
Conto dare. Lasciate il conto dare su debitori (1100). L'entrata risulta "in sospeso" e viene chiusa nella riconciliazione bancaria con il versamento.
Salvare.

Senza scansione la procedura è identica: Entrate > Nuova entrata, inserire le posizioni a mano, allegare il rapporto come documento.

Abbinare il versamento nella riconciliazione bancaria

Dopo l'importazione CAMT, il versamento compare come accredito, di solito con "Stripe", "SumUp" o "Twint" nel testo.

Cliccate su Abbina sulla transazione.
Aprite la scheda Ricavi e selezionate l'entrata corrispondente.
L'importo bancario deve corrispondere all'importo netto dell'entrata (lordo meno commissioni). Se rimane una differenza, ad esempio per arrotondamento o una commissione aggiuntiva, aggiungete sotto Rettifiche una riga con l'importo e un conto di costo.
Conferma abbinamento.

Per i versamenti non usate Imputare direttamente su un conto di ricavo. Non verrebbero contabilizzate né l'IVA né la commissione.

Ritmo mensile con conto transitorio

Quando un'entrata copre più versamenti, la riconciliazione bancaria non può più abbinarli uno a uno. Usate allora un conto transitorio:

Create nel piano dei conti un conto attivo, ad es. 1090 "Conto transitorio Stripe", se non ne esiste ancora uno.
Nella registrazione dell'entrata scegliete questo conto come conto dare. Lumabill contabilizza ricavo, commissione e importo netto sul conto transitorio.
Nella riconciliazione bancaria assegnate ogni versamento al conto transitorio tramite Abbina > Imputare.
Contrassegnate l'entrata come ricevuta nell'elenco e scegliete Solo stato - nessuna registrazione contabile, così nulla viene contabilizzato due volte.

A fine mese il conto transitorio deve essere a zero. In caso contrario manca un versamento o una commissione.

Contabilità semplice

Nella modalità contabilità semplice non esiste la riconciliazione bancaria. Registrate l'entrata come sopra con righe di ricavo e commissione. Compare direttamente nel libro entrate/uscite: il ricavo lordo sul lato entrate, la commissione come uscita.

Fatture pagate con "Paga ora"

Se il vostro conto Stripe è collegato in Impostazioni > Accetta pagamenti online, i clienti possono pagare le fatture Lumabill con carta. A tale scopo definite un conto transitorio Stripe nelle impostazioni contabili.

Al pagamento, Lumabill contabilizza automaticamente l'importo lordo sul conto transitorio e chiude la fattura.
Assegnate il versamento al conto transitorio nella riconciliazione bancaria tramite Imputare.
Contabilizzate la commissione Stripe separatamente, ad esempio una volta al mese secondo il rapporto Stripe: dare spese bancarie, avere conto transitorio. Il conto transitorio torna così a zero.

Questi pagamenti di fatture non devono essere registrati una seconda volta come entrate.

Domande frequenti

Rimborsi? Il documento di versamento li indica separatamente. La scansione riduce il ricavo lordo dei rimborsi. In caso di inserimento manuale, sottraete il rimborso dalla riga di ricavo e indicatelo nella descrizione.

Valuta estera? Fatevi versare in CHF se possibile. Per versamenti in EUR o USD leggete Multi-valuta.

Devo registrare ogni vendita singolarmente? No. Una registrazione cumulativa per versamento o per mese è prassi comune, purché il rapporto con le singole vendite sia allegato come giustificativo.

Prossimi passi

Entrate senza fattura -- Le basi della registrazione delle entrate.
Riconciliazione bancaria -- Abbinare le transazioni e regolare le differenze.
Rapporto IVA -- Come il ricavo lordo confluisce nel rendiconto.