Importare fatture via email
Inoltra le fatture direttamente al tuo indirizzo Lumabill personale -- l'IA riconosce automaticamente gli allegati, estrae i dati e crea bozze di spesa. Non serve più caricare manualmente.
Requisiti: La casella email richiede un abbonamento PRO e il modulo IA attivato. Attivate entrambi in Impostazioni > Abbonamento.
Configurazione
Passo 1: Generare l'indirizzo email
Andate su Casella email nel menu di navigazione e cliccate su Configura importazione email. Lumabill genera un indirizzo personale nel formato:
abc123xyz@inbox.lumabill.ch
Questo indirizzo è unico per il vostro profilo e funge da casella personale per le fatture.
Passo 2: Copiare l'indirizzo
Cliccate sull'icona di copia accanto all'indirizzo per copiarlo negli appunti.
Passo 3: Inoltrare le fatture
Quando ricevete una fattura via email, inoltratela semplicemente al vostro indirizzo Lumabill. L'email viene elaborata entro 1--2 minuti.
Come funziona l'elaborazione
Quando arriva un'email, succede quanto segue:
- Rilevamento allegati -- Lumabill estrae tutti gli allegati PDF e immagine dall'email.
- Analisi IA -- Ogni allegato viene analizzato dall'IA. Fatture e ricevute vengono riconosciute; documenti irrilevanti (lettere di accompagnamento, condizioni generali) vengono ignorati.
- Creazione bozza di spesa -- Per ogni fattura riconosciuta viene creata automaticamente una bozza di spesa con: importo, data, fornitore, categoria e la ricevuta allegata.
- Revisione bozza -- Le bozze appaiono nella lista spese con il badge "Bozza".
Gestire le bozze
Le spese importate vengono salvate come bozze -- nessuna registrazione contabile viene creata finché non confermate la bozza.
Confermare una bozza
Andate su Spese e aprite una bozza. Verificate i dettagli e cliccate su Conferma. A seconda della modalità contabile:
- Contabilità semplice: La spesa viene contrassegnata come pagata e viene creata una registrazione contabile.
- Partita doppia: Viene creata una registrazione contabile e la spesa rimane non pagata fino alla registrazione del pagamento.
Rifiutare una bozza
Se una bozza non è corretta, potete semplicemente eliminarla.
Impostazioni opzionali
Copia a un indirizzo
Potete specificare un indirizzo email a cui tutte le email ricevute vengono inoltrate come copia. Utile per mantenere una panoramica nella vostra casella email abituale.
Disattivare la casella
Disattivate la casella email in qualsiasi momento se non desiderate più ricevere email. Il vostro indirizzo esistente viene mantenuto.
Rigenerare l'indirizzo
Se sospettate che il vostro indirizzo sia stato compromesso, potete generarne uno nuovo in qualsiasi momento. Il vecchio indirizzo viene disattivato immediatamente.
Quota IA
Ogni allegato elaborato utilizza 1 credito IA. Se la vostra quota mensile è esaurita, gli allegati rimanenti vengono contrassegnati come falliti. Potete riprovare l'elaborazione dopo il reset della quota.
Formati di file supportati
| Formato | Supportato |
|---|---|
| Si | |
| JPG / JPEG | Si |
| PNG | Si |
| Word (.docx) | No |
| Excel (.xlsx) | No |
Gestione allegati multipli
Quando un'email contiene più allegati:
- Ogni allegato viene analizzato individualmente.
- Fatture e ricevute vengono create come bozze di spesa.
- Lettere di accompagnamento e documenti irrilevanti vengono automaticamente ignorati.
- Per importi duplicati (es. fattura + ricevuta per la stessa transazione), viene creata una sola spesa.
Risoluzione dei problemi
L'email non appare
- Attendete 1--2 minuti -- l'elaborazione richiede un momento.
- Cliccate su Aggiorna nella casella email per caricare gli ultimi messaggi.
- Verificate che la casella email sia attivata.
Allegato non riconosciuto
- Sono supportati solo i formati PDF e immagine.
- Assicuratevi che l'allegato non sia protetto da password.
Quota IA esaurita
Gli allegati rimanenti vengono contrassegnati come falliti. Dopo il reset mensile, potete riprovare l'elaborazione del messaggio.
Prossimi passi
- Registrare le spese -- Scoprite di più sulla registrazione manuale delle spese.
- Scansionare ricevute -- In alternativa, caricate le ricevute direttamente.
- Gestire i fornitori -- Collegate i fornitori riconosciuti al vostro elenco.