Ausgaben erfassen in Lumabill
Das Erfassen von Geschäftsausgaben ist ein zentraler Bestandteil einer sauberen Buchhaltung. In Lumabill kannst du alle Ausgaben deines Unternehmens systematisch erfassen, kategorisieren und mit Belegen verknüpfen.
Hinweis: Die Ausgabenverwaltung ist eine PRO-Funktion. Aktiviere das PRO-Abonnement unter Einstellungen, um Zugang zu erhalten.
Neue Ausgabe erfassen
Navigiere im Dashboard zu Ausgaben und klicke auf Neue Ausgabe. Fülle die folgenden Felder aus:
- Betrag -- Der Bruttobetrag der Ausgabe in deiner Basiswährung (CHF).
- Datum -- Das Datum der Ausgabe (Belegdatum).
- Lieferant -- Wähle einen bestehenden Lieferanten aus oder erstelle einen neuen direkt im Formular.
- Kategorie -- Ordne die Ausgabe einer Kategorie zu (z. B. Büromaterial, Reisekosten, Software).
- MWST-Satz -- Wähle den zutreffenden Schweizer MWST-Satz (8.1 %, 2.6 %, 0 %).
- Beschreibung -- Optionale Notiz zur Ausgabe.
Beleg anhängen
Du kannst zu jeder Ausgabe einen Beleg hochladen. Klicke auf Beleg anhängen und wähle ein Bild oder PDF aus. Unterstützte Formate: JPG, PNG und PDF (max. 10 MB).
Ausgaben verwalten
In der Ausgabenübersicht siehst du alle erfassten Ausgaben in einer Tabelle. Nutze die folgenden Funktionen:
- Filtern nach Zeitraum, Lieferant oder Kategorie.
- Sortieren nach Datum, Betrag oder Lieferant.
- Suchen nach Beschreibung oder Lieferantenname.
Ausgabe bearbeiten oder löschen
Klicke auf eine Ausgabe, um sie zu bearbeiten. Ändere die gewünschten Felder und speichere. Um eine Ausgabe zu löschen, klicke auf das Löschen-Symbol. Bei geschlossenen Geschäftsjahren können bestehende Ausgaben nicht mehr verändert werden.
Kategorien
Lumabill stellt standardmässig die gängigsten Schweizer Aufwandkategorien bereit, basierend auf dem KMU-Kontenrahmen. Du kannst zusätzliche Kategorien in den Einstellungen anlegen.
Typische Kategorien sind:
| Kategorie | Beispiel |
|---|---|
| Büromaterial | Druckerpatronen, Papier |
| Reisekosten | Zugtickets, Hotel |
| Software & IT | Cloud-Abos, Lizenzen |
| Versicherungen | Betriebshaftpflicht |
| Fahrzeugkosten | Benzin, Unterhalt |
Buchhaltungsintegration
Einfache Buchhaltung (Milchbüechli)
Im einfachen Modus erscheint jede Ausgabe automatisch als Eintrag im Einnahmen-/Ausgabenbuch. Es werden keine Gegenkonten benötigt.
Doppelte Buchhaltung
Im Modus Doppelte Buchhaltung erstellt Lumabill automatisch eine Buchung mit dem entsprechenden Aufwandkonto (Soll) und dem Kreditorenkonto oder Bankkonto (Haben). Du kannst das Gegenkonto bei Bedarf anpassen.
Tipps für eine effiziente Ausgabenerfassung
- Erfasse Ausgaben zeitnah, idealerweise am selben Tag.
- Verwende die Belegscanner-Funktion, um Daten automatisch zu übernehmen.
- Prüfe regelmässig die Ausgabenübersicht auf fehlende Belege.
- Nutze die Lieferantenverwaltung, um wiederkehrende Ausgaben schnell zuzuordnen.
Nächste Schritte
- Belege scannen -- Lass die KI deine Belege automatisch auslesen.
- Lieferanten verwalten -- Bau dein Lieferantenverzeichnis auf.
- Erfolgsrechnung -- Sieh, wie sich deine Ausgaben auf den Gewinn auswirken.