Ausgaben erfassen in Lumabill
Das Erfassen von Geschäftsausgaben ist ein zentraler Bestandteil einer sauberen Buchhaltung. In Lumabill können Sie alle Ausgaben Ihres Unternehmens systematisch erfassen, kategorisieren und mit Belegen verknüpfen.
Hinweis: Die Ausgabenverwaltung ist eine PRO-Funktion. Aktivieren Sie das PRO-Abonnement unter Einstellungen, um Zugang zu erhalten.
Neue Ausgabe erfassen
Navigieren Sie im Dashboard zu Ausgaben und klicken Sie auf Neue Ausgabe. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
- Betrag -- Der Bruttobetrag der Ausgabe in Ihrer Basiswährung (CHF).
- Datum -- Das Datum der Ausgabe (Belegdatum).
- Lieferant -- Wählen Sie einen bestehenden Lieferanten aus oder erstellen Sie einen neuen direkt im Formular.
- Kategorie -- Ordnen Sie die Ausgabe einer Kategorie zu (z. B. Büromaterial, Reisekosten, Software).
- MWST-Satz -- Wählen Sie den zutreffenden Schweizer MWST-Satz (8.1 %, 2.6 %, 0 %).
- Beschreibung -- Optionale Notiz zur Ausgabe.
Beleg anhängen
Sie können zu jeder Ausgabe einen Beleg hochladen. Klicken Sie auf Beleg anhängen und wählen Sie ein Bild oder PDF aus. Unterstützte Formate: JPG, PNG und PDF (max. 10 MB).
Ausgaben verwalten
In der Ausgabenübersicht sehen Sie alle erfassten Ausgaben in einer Tabelle. Nutzen Sie die folgenden Funktionen:
- Filtern nach Zeitraum, Lieferant oder Kategorie.
- Sortieren nach Datum, Betrag oder Lieferant.
- Suchen nach Beschreibung oder Lieferantenname.
Ausgabe bearbeiten oder löschen
Klicken Sie auf eine Ausgabe, um sie zu bearbeiten. Ändern Sie die gewünschten Felder und speichern Sie. Um eine Ausgabe zu löschen, klicken Sie auf das Löschen-Symbol. Bei geschlossenen Geschäftsjahren können bestehende Ausgaben nicht mehr verändert werden.
Kategorien
Lumabill stellt standardmässig die gängigsten Schweizer Aufwandkategorien bereit, basierend auf dem KMU-Kontenrahmen. Sie können zusätzliche Kategorien in den Einstellungen anlegen.
Typische Kategorien sind:
| Kategorie | Beispiel |
|---|---|
| Büromaterial | Druckerpatronen, Papier |
| Reisekosten | Zugtickets, Hotel |
| Software & IT | Cloud-Abos, Lizenzen |
| Versicherungen | Betriebshaftpflicht |
| Fahrzeugkosten | Benzin, Unterhalt |
Buchhaltungsintegration
Einfache Buchhaltung (Milchbüechli)
Im einfachen Modus erscheint jede Ausgabe automatisch als Eintrag im Einnahmen-/Ausgabenbuch. Es werden keine Gegenkonten benötigt.
Doppelte Buchhaltung
Im Modus Doppelte Buchhaltung erstellt Lumabill automatisch eine Buchung mit dem entsprechenden Aufwandkonto (Soll) und dem Kreditorenkonto oder Bankkonto (Haben). Sie können das Gegenkonto bei Bedarf anpassen.
Tipps für eine effiziente Ausgabenerfassung
- Erfassen Sie Ausgaben zeitnah, idealerweise am selben Tag.
- Verwenden Sie die Belegscanner-Funktion, um Daten automatisch zu übernehmen.
- Prüfen Sie regelmässig die Ausgabenübersicht auf fehlende Belege.
- Nutzen Sie die Lieferantenverwaltung, um wiederkehrende Ausgaben schnell zuzuordnen.
Nächste Schritte
- Belege scannen -- Lassen Sie die KI Ihre Belege automatisch auslesen.
- Lieferanten verwalten -- Bauen Sie Ihr Lieferantenverzeichnis auf.
- Erfolgsrechnung -- Sehen Sie, wie sich Ihre Ausgaben auf den Gewinn auswirken.