E-Mail-Posteingang

Rechnungen per E-Mail importieren

Leiten Sie Rechnungen direkt an Ihre persönliche Lumabill-Adresse weiter -- die KI erkennt die Anhänge automatisch, extrahiert die Daten und erstellt Ausgabenentwürfe. Kein manuelles Hochladen mehr nötig.

Voraussetzungen: Der E-Mail-Posteingang erfordert ein PRO-Abonnement sowie das aktivierte KI-Modul. Aktivieren Sie beides unter Einstellungen > Abonnement.

Einrichtung

Schritt 1: E-Mail-Adresse generieren

Gehen Sie zu E-Mail-Posteingang im Navigationsmenü und klicken Sie auf E-Mail-Import einrichten. Lumabill generiert eine persönliche Adresse im Format:

abc123xyz@inbox.lumabill.ch

Diese Adresse ist einzigartig für Ihr Profil und dient als Ihr persönlicher Eingang für Rechnungen.

Schritt 2: Adresse kopieren

Klicken Sie auf das Kopier-Symbol neben der Adresse, um diese in die Zwischenablage zu kopieren.

Schritt 3: Rechnungen weiterleiten

Wenn Sie eine Rechnung per E-Mail erhalten, leiten Sie diese einfach an Ihre Lumabill-Adresse weiter. Die E-Mail wird innerhalb von 1--2 Minuten verarbeitet.

So funktioniert die Verarbeitung

Wenn eine E-Mail eingeht, passiert Folgendes:

1. Anhänge erkennen -- Lumabill extrahiert alle PDF- und Bildanhänge aus der E-Mail.
2. KI-Analyse -- Jeder Anhang wird von der KI analysiert. Rechnungen und Quittungen werden erkannt, irrelevante Dokumente (Begleitschreiben, AGB) werden übersprungen.
3. Ausgabenentwurf erstellen -- Für jede erkannte Rechnung wird automatisch ein Ausgabenentwurf erstellt mit: Betrag, Datum, Lieferant, Kategorie und dem Beleg als Anhang.
4. Entwurf prüfen -- Die Entwürfe erscheinen in Ihrer Ausgabenliste mit dem Status "Entwurf".

Entwürfe verwalten

Importierte Ausgaben werden als Entwurf gespeichert -- es werden keine Buchungen erstellt, bis Sie den Entwurf bestätigen.

Entwurf bestätigen

Gehen Sie zu Ausgaben und öffnen Sie einen Entwurf. Prüfen Sie die Angaben und klicken Sie auf Bestätigen. Je nach Buchhaltungsmodus:

• Einfache Buchhaltung: Die Ausgabe wird als bezahlt markiert und ein Buchungssatz wird erstellt.
• Doppelte Buchhaltung: Ein Buchungssatz wird erstellt und die Ausgabe bleibt als unbezahlt, bis die Zahlung erfasst wird.

Entwurf ablehnen

Wenn ein Entwurf nicht korrekt ist, können Sie ihn einfach löschen.

Optionale Einstellungen

Kopie weiterleiten

Sie können eine E-Mail-Adresse angeben, an die alle empfangenen E-Mails als Kopie weitergeleitet werden. Nützlich, um einen Überblick in Ihrem regulären Posteingang zu behalten.

Posteingang deaktivieren

Schalten Sie den Posteingang jederzeit aus, wenn Sie keine E-Mails mehr empfangen möchten. Ihre bestehende Adresse bleibt erhalten.

Adresse neu generieren

Falls Sie vermuten, dass Ihre Adresse kompromittiert wurde, können Sie jederzeit eine neue generieren. Die alte Adresse wird sofort deaktiviert.

KI-Kontingent

Jeder verarbeitete Anhang verbraucht 1 KI-Credit. Wenn Ihr monatliches Kontingent aufgebraucht ist, werden verbleibende Anhänge als fehlgeschlagen markiert. Sie können diese nach dem Kontingent-Reset erneut verarbeiten lassen.

Unterstützte Dateiformate

Umgang mit mehreren Anhängen

Wenn eine E-Mail mehrere Anhänge enthält:

• Jeder Anhang wird einzeln analysiert.
• Rechnungen und Quittungen werden als Ausgabenentwürfe erstellt.
• Begleitschreiben und irrelevante Dokumente werden automatisch übersprungen.
• Bei doppelten Beträgen (z. B. Rechnung + Quittung für denselben Vorgang) wird nur eine Ausgabe erstellt.

Fehlerbehebung

E-Mail erscheint nicht

• Warten Sie 1--2 Minuten -- die Verarbeitung benötigt etwas Zeit.
• Klicken Sie auf Aktualisieren im Posteingang, um die neuesten Nachrichten zu laden.
• Prüfen Sie, ob der Posteingang aktiviert ist.

Anhang wird nicht erkannt

• Nur PDF- und Bildformate werden unterstützt.
• Stellen Sie sicher, dass der Anhang nicht passwortgeschützt ist.

KI-Kontingent aufgebraucht

Verbleibende Anhänge werden als fehlgeschlagen markiert. Nach dem monatlichen Reset können Sie die Nachricht erneut verarbeiten lassen.

Nächste Schritte

• Ausgaben erfassen -- Erfahren Sie mehr über die manuelle Ausgabenerfassung.
• Belege scannen -- Alternativ können Sie Belege auch direkt hochladen.
• Lieferanten verwalten -- Verknüpfen Sie erkannte Lieferanten mit Ihrem Verzeichnis.