Zahlungsanbieter verbuchen

Wer einen Webshop betreibt, Kurse online verkauft oder Kartenzahlungen mit SumUp oder Twint annimmt, bekommt das Geld nicht direkt vom Kunden. Der Zahlungsanbieter zieht den Betrag ein, behält seine Gebühr und überweist den Rest gesammelt auf Ihr Bankkonto. Auf dem Kontoauszug erscheint nur diese Sammelzahlung, nicht die einzelnen Verkäufe.

Diese Anleitung zeigt, wie Sie solche Auszahlungen in Lumabill erfassen. Sie gilt für Stripe, SumUp, Twint, PayPal und alle anderen Anbieter, die einen Auszahlungs- oder Abrechnungsbericht liefern.

Hinweis: Lumabill ist keine Steuerberatung. Wir zeigen, wie sich der Fall in der Software abbilden lässt. Ob die gewählte Verbuchung für Ihren Betrieb richtig ist, klären Sie mit Ihrem Treuhänder.

Zwei Arten von Zahlungen auseinanderhalten

Bevor Sie etwas erfassen, prüfen Sie, woher eine Zahlung stammt:

Zahlung einer Lumabill-Rechnung über den Button "Jetzt bezahlen" (Stripe-Integration). Diese Zahlungen bucht Lumabill automatisch, sobald der Kunde bezahlt hat. Sie müssen nichts erfassen. Details weiter unten.
Verkauf ausserhalb von Lumabill, z. B. Webshop, Kursbuchung, Kartenterminal, Stripe Payment Link, SumUp oder Twint. Von diesen Verkäufen weiss Lumabill nichts. Sie erfassen sie als Einnahme.

Erfassen Sie einen Verkauf nie doppelt. Eine Auszahlung kann beide Arten enthalten. Massgebend ist immer der einzelne Verkauf, nicht die Auszahlung.

Was verbucht werden muss

Für jeden Verkauf ausserhalb von Lumabill braucht die Buchhaltung drei Dinge:

Bruttoumsatz als Ertrag, mit dem MWST-Satz Ihrer Leistung. Die Mehrwertsteuer wird auf dem Bruttobetrag geschuldet, nicht auf dem ausbezahlten Netto.
Gebühr des Zahlungsanbieters als Aufwand, z. B. auf Bankspesen oder Transaktionsgebühren. Diese Gebühren enthalten in der Regel keine Mehrwertsteuer.
Nettobetrag als Zahlungseingang auf dem Bankkonto.

Eine Einnahme in Lumabill deckt alle drei Punkte in einem Eintrag ab: Ertragspositionen brutto, eine Abzugsposition für die Gebühr, und der Nettobetrag wird später mit der Bankzahlung abgeglichen.

Rhythmus wählen: pro Auszahlung oder pro Monat

Beides ist möglich. Der Bericht des Anbieters ist in beiden Fällen der Beleg.

Pro Auszahlung. Eine Einnahme je Auszahlung. Die Bankzahlung passt genau auf eine Einnahme, der Abgleich ist eindeutig. Empfohlen bei wenigen Auszahlungen pro Monat.
Pro Monat. Eine Einnahme aus dem Monatsbericht des Anbieters (bei Stripe "Saldoübersicht" bzw. "Balance summary"). Weniger Aufwand, aber mehrere Bankzahlungen gehören zu einer Einnahme. Dafür brauchen Sie ein Durchlaufkonto, siehe unten.

Hängen Sie den Bericht immer an die Einnahme an. Belege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, und der Zugriff auf das Konto beim Zahlungsanbieter ist über diesen Zeitraum nicht garantiert.

Schritt für Schritt: Auszahlung scannen

Beleg beim Anbieter holen. Bei Stripe: Saldo > Auszahlungen > Auszahlung anklicken und die Seite als PDF drucken. Für den Monatsrhythmus: Berichte > Saldoübersicht, Zeitraum wählen, als PDF speichern. CSV-Exporte werden nicht unterstützt, verwenden Sie PDF oder ein Bild.
Einnahmen > Scannen. Laden Sie die PDF hoch. Lumabill liest Zahler, Datum, die einzelnen Verkäufe als Positionen und die Gebühren aus.
Positionen prüfen. Jede Ertragsposition braucht ein Ertragskonto (z. B. 3400) und den MWST-Satz. Die Gebühr steht als Abzugsposition auf einem Aufwandskonto (z. B. 6940 Bankspesen). Unten sehen Sie Brutto, Abzüge und Netto.
Sollkonto. Lassen Sie das Sollkonto auf Debitoren (1100). Die Einnahme ist dann "offen" und wird im Bankabgleich mit der Auszahlung geschlossen.
Speichern.

Ohne Scan geht es genauso: Einnahmen > Neue Einnahme, Positionen von Hand erfassen, Bericht als Dokument anhängen.

Auszahlung im Bankabgleich zuordnen

Nach dem CAMT-Import erscheint die Auszahlung als Gutschrift, meist mit "Stripe", "SumUp" oder "Twint" im Text.

Klicken Sie bei der Transaktion auf Zuordnen.
Wählen Sie den Reiter Erlöse und die passende Einnahme.
Der Bankbetrag muss dem Nettobetrag der Einnahme entsprechen (Brutto minus Gebühren). Bleibt eine Differenz, z. B. durch Rundung oder eine Zusatzgebühr, fügen Sie unter Anpassungen eine Zeile mit dem Betrag und einem Aufwandskonto hinzu.
Zuordnung bestätigen.

Verwenden Sie für Auszahlungen nicht Umbuchen direkt auf ein Ertragskonto. Dabei würde weder die Mehrwertsteuer noch die Gebühr gebucht.

Monatsrhythmus mit Durchlaufkonto

Wenn eine Einnahme mehrere Auszahlungen abdeckt, kann der Bankabgleich sie nicht mehr 1:1 zuordnen. Arbeiten Sie dann mit einem Durchlaufkonto:

Legen Sie im Kontenplan ein Aktivkonto an, z. B. 1090 "Durchlaufkonto Stripe", falls noch keines besteht.
Wählen Sie beim Erfassen der Einnahme dieses Konto als Sollkonto. Lumabill bucht Ertrag, Gebühr und den Nettobetrag auf das Durchlaufkonto.
Ordnen Sie jede Auszahlung im Bankabgleich mit Zuordnen > Umbuchen dem Durchlaufkonto zu.
Markieren Sie die Einnahme in der Liste als erhalten und wählen Sie dabei Nur Status - keine Buchung, damit nichts doppelt gebucht wird.

Am Monatsende muss das Durchlaufkonto auf null stehen. Ist das nicht der Fall, fehlt eine Auszahlung oder eine Gebühr.

Einfache Buchhaltung

Im Modus einfache Buchhaltung gibt es keinen Bankabgleich. Erfassen Sie die Einnahme wie oben mit Ertragspositionen und Gebühr. Sie erscheint direkt im Einnahmen-/Ausgabenbuch: der Bruttoumsatz auf der Einnahmenseite, die Gebühr als Ausgabe.

Rechnungen mit "Jetzt bezahlen"

Ist Ihr Stripe-Konto unter Einstellungen > Online-Zahlungen akzeptieren verbunden, können Kunden Lumabill-Rechnungen direkt per Karte bezahlen. Dafür hinterlegen Sie in den Buchhaltungseinstellungen ein Durchlaufkonto für Stripe.

Bei Zahlung bucht Lumabill den Bruttobetrag automatisch auf das Durchlaufkonto und schliesst die Rechnung.
Die Auszahlung ordnen Sie im Bankabgleich mit Umbuchen dem Durchlaufkonto zu.
Die Stripe-Gebühr buchen Sie separat, z. B. einmal im Monat gemäss Stripe-Bericht: Soll Bankspesen, Haben Durchlaufkonto. Danach steht das Durchlaufkonto auf null.

Diese Rechnungszahlungen dürfen nicht zusätzlich als Einnahme erfasst werden.

Häufige Fragen

Rückerstattungen? Der Auszahlungsbeleg weist sie separat aus. Beim Scan wird der Bruttoumsatz um Rückerstattungen reduziert. Bei manueller Erfassung ziehen Sie die Rückerstattung von der Ertragsposition ab und erwähnen Sie sie in der Beschreibung.

Fremdwährung? Lassen Sie sich vom Anbieter möglichst in CHF auszahlen. Für Auszahlungen in EUR oder USD lesen Sie Mehrere Währungen.

Muss ich jeden Verkauf einzeln erfassen? Nein. Eine Sammelbuchung pro Auszahlung oder pro Monat ist üblich, solange der Bericht mit den einzelnen Verkäufen als Beleg angehängt ist.

Nächste Schritte

Einnahmen ohne Rechnung -- Grundlagen der Einnahmenerfassung.
Bankabstimmung -- Transaktionen zuordnen und Differenzen ausgleichen.
MWST-Abrechnung -- So fliesst der Bruttoumsatz in die Abrechnung.