Comptabiliser les prestataires de paiement

Si vous exploitez une boutique en ligne, vendez des cours sur internet ou acceptez des paiements par carte avec SumUp ou Twint, l'argent ne vient pas directement du client. Le prestataire de paiement encaisse le montant, retient ses frais et vous verse le reste groupé sur votre compte bancaire. Sur le relevé bancaire n'apparaît que ce versement groupé, pas les ventes individuelles.

Ce guide montre comment enregistrer ces versements dans Lumabill. Il s'applique à Stripe, SumUp, Twint, PayPal et à tout autre prestataire qui fournit un rapport de versement ou un décompte.

Remarque : Lumabill n'est pas un conseil fiscal. Nous montrons comment représenter le cas dans le logiciel. Votre fiduciaire vous dira si le traitement choisi convient à votre entreprise.

Distinguer les deux types de paiements

Avant d'enregistrer quoi que ce soit, vérifiez l'origine du paiement :

Paiement d'une facture Lumabill via le bouton « Payer maintenant » (intégration Stripe). Lumabill comptabilise ces paiements automatiquement dès que le client a payé. Rien à saisir. Détails plus bas.
Vente hors Lumabill, par exemple boutique en ligne, réservation de cours, terminal de carte, Stripe Payment Link, SumUp ou Twint. Lumabill ne connaît pas ces ventes. Vous les enregistrez comme revenus.

N'enregistrez jamais une vente deux fois. Un versement peut contenir les deux types. C'est la vente individuelle qui compte, pas le versement.

Ce qui doit être comptabilisé

Pour chaque vente hors Lumabill, la comptabilité a besoin de trois éléments :

Chiffre d'affaires brut comme produit, avec le taux de TVA de votre prestation. La TVA est due sur le montant brut, pas sur le net versé.
Frais du prestataire comme charge, par exemple sur frais bancaires ou frais de transaction. Ces frais ne contiennent en général pas de TVA.
Montant net comme encaissement sur le compte bancaire.

Un revenu dans Lumabill couvre les trois points en une seule saisie : lignes de produit au brut, une ligne de déduction pour les frais, et le montant net est rapproché plus tard du versement bancaire.

Choisir un rythme : par versement ou par mois

Les deux sont possibles. Le rapport du prestataire est la pièce justificative dans les deux cas.

Par versement. Un revenu par versement. Le paiement bancaire correspond exactement à un revenu, le rapprochement est sans ambiguïté. Recommandé si vous avez peu de versements par mois.
Par mois. Un revenu à partir du rapport mensuel du prestataire (chez Stripe « Résumé du solde » ou « Balance summary »). Moins de travail, mais plusieurs paiements bancaires appartiennent à un seul revenu. Cela nécessite un compte de passage, voir plus bas.

Joignez toujours le rapport au revenu. Les pièces justificatives doivent être conservées dix ans, et l'accès à votre compte chez le prestataire n'est pas garanti sur cette durée.

Pas à pas : scanner un versement

Récupérer le document chez le prestataire. Chez Stripe : Solde > Versements > cliquer sur le versement et imprimer la page en PDF. Pour le rythme mensuel : Rapports > Résumé du solde, choisir la période, enregistrer en PDF. Les exports CSV ne sont pas pris en charge, utilisez un PDF ou une image.
Revenus > Scanner. Téléversez le PDF. Lumabill extrait le payeur, la date, les ventes individuelles comme positions et les frais.
Vérifier les positions. Chaque ligne de produit a besoin d'un compte de produit (p. ex. 3400) et du taux de TVA. Les frais figurent comme ligne de déduction sur un compte de charge (p. ex. 6940 frais bancaires). En bas s'affichent brut, déductions et net.
Compte débit. Laissez le compte débit sur débiteurs (1100). Le revenu est alors « en attente » et sera soldé dans le rapprochement bancaire avec le versement.
Enregistrer.

Sans scan, la procédure est identique : Revenus > Nouvelle recette, saisir les positions à la main, joindre le rapport comme document.

Rapprocher le versement dans le rapprochement bancaire

Après l'import CAMT, le versement apparaît comme crédit, généralement avec « Stripe », « SumUp » ou « Twint » dans le libellé.

Cliquez sur Rapprocher sur la transaction.
Ouvrez l'onglet Revenus et sélectionnez le revenu correspondant.
Le montant bancaire doit correspondre au montant net du revenu (brut moins frais). S'il reste une différence, par exemple un arrondi ou des frais supplémentaires, ajoutez sous Ajustements une ligne avec le montant et un compte de charge.
Confirmer le rapprochement.

N'utilisez pas Imputer directement vers un compte de produit pour les versements. Ni la TVA ni les frais ne seraient comptabilisés.

Rythme mensuel avec compte de passage

Lorsqu'un revenu couvre plusieurs versements, le rapprochement bancaire ne peut plus les attribuer un à un. Utilisez alors un compte de passage :

Créez dans le plan comptable un compte d'actif, p. ex. 1090 « Compte de passage Stripe », s'il n'en existe pas encore.
Lors de la saisie du revenu, choisissez ce compte comme compte débit. Lumabill comptabilise le produit, les frais et le montant net sur le compte de passage.
Dans le rapprochement bancaire, attribuez chaque versement au compte de passage via Rapprocher > Imputer.
Marquez le revenu comme reçu dans la liste et choisissez Statut uniquement - sans écriture comptable pour que rien ne soit comptabilisé deux fois.

En fin de mois, le compte de passage doit être à zéro. Sinon, il manque un versement ou des frais.

Comptabilité simple

En mode comptabilité simple, il n'y a pas de rapprochement bancaire. Enregistrez le revenu comme ci-dessus avec les lignes de produit et les frais. Il apparaît directement dans le livre de caisse : le chiffre d'affaires brut côté recettes, les frais comme dépense.

Factures payées via « Payer maintenant »

Si votre compte Stripe est connecté sous Paramètres > Accepter les paiements en ligne, les clients peuvent payer les factures Lumabill par carte. Pour cela, vous définissez un compte de passage Stripe dans les paramètres comptables.

Au paiement, Lumabill comptabilise automatiquement le montant brut sur le compte de passage et solde la facture.
Attribuez le versement au compte de passage dans le rapprochement bancaire via Imputer.
Comptabilisez les frais Stripe séparément, par exemple une fois par mois selon le rapport Stripe : débit frais bancaires, crédit compte de passage. Le compte de passage revient alors à zéro.

Ces paiements de factures ne doivent pas être saisis une seconde fois comme revenus.

Questions fréquentes

Remboursements ? Le document de versement les indique séparément. Le scan réduit le chiffre d'affaires brut des remboursements. En saisie manuelle, déduisez le remboursement de la ligne de produit et mentionnez-le dans la description.

Devise étrangère ? Faites-vous verser en CHF si possible. Pour les versements en EUR ou USD, lisez Multi-devises.

Dois-je saisir chaque vente individuellement ? Non. Une écriture groupée par versement ou par mois est une pratique courante, tant que le rapport listant les ventes individuelles est joint comme pièce justificative.

Prochaines étapes

Revenus hors factures -- Les bases de la saisie des revenus.
Rapprochement bancaire -- Attribuer les transactions et régler les différences.
Rapport TVA -- Comment le chiffre d'affaires brut entre dans le décompte.