Importer des factures par e-mail
Transférez vos factures directement à votre adresse Lumabill personnelle -- l'IA reconnaît automatiquement les pièces jointes, extrait les données et crée des brouillons de dépenses. Plus besoin de charger manuellement.
Prérequis : La boite mail nécessite un abonnement PRO et le module IA activé. Activez les deux sous Paramètres > Abonnement.
Configuration
Étape 1 : Générer votre adresse e-mail
Rendez-vous dans Boite mail dans le menu de navigation et cliquez sur Configurer l'import e-mail. Lumabill génère une adresse personnelle au format :
abc123xyz@inbox.lumabill.ch
Cette adresse est unique à votre profil et sert de boite de réception personnelle pour vos factures.
Étape 2 : Copier l'adresse
Cliquez sur l'icône de copie à côté de l'adresse pour la copier dans le presse-papiers.
Étape 3 : Transférer les factures
Lorsque vous recevez une facture par e-mail, transférez-la simplement à votre adresse Lumabill. L'e-mail est traité en 1 à 2 minutes.
Fonctionnement du traitement
Lorsqu'un e-mail arrive, voici ce qui se passe :
- Détection des pièces jointes -- Lumabill extrait toutes les pièces jointes PDF et image de l'e-mail.
- Analyse IA -- Chaque pièce jointe est analysée par l'IA. Les factures et reçus sont reconnus ; les documents non pertinents (lettres d'accompagnement, CGV) sont ignorés.
- Création d'un brouillon -- Pour chaque facture reconnue, un brouillon de dépense est automatiquement créé avec : montant, date, fournisseur, catégorie et le justificatif en pièce jointe.
- Vérification -- Les brouillons apparaissent dans votre liste de dépenses avec le badge "Brouillon".
Gérer les brouillons
Les dépenses importées sont enregistrées comme brouillons -- aucune écriture comptable n'est créée tant que vous n'avez pas confirmé le brouillon.
Confirmer un brouillon
Rendez-vous dans Dépenses et ouvrez un brouillon. Vérifiez les détails et cliquez sur Confirmer. Selon votre mode de comptabilité :
- Comptabilité simple : La dépense est marquée comme payée et une écriture comptable est créée.
- Comptabilité en partie double : Une écriture comptable est créée et la dépense reste impayée jusqu'à l'enregistrement du paiement.
Rejeter un brouillon
Si un brouillon n'est pas correct, vous pouvez simplement le supprimer.
Paramètres optionnels
Copie à une adresse
Vous pouvez indiquer une adresse e-mail vers laquelle tous les e-mails reçus seront transférés en copie. Utile pour garder un aperçu dans votre boite mail habituelle.
Désactiver la boite mail
Désactivez la boite mail à tout moment si vous ne souhaitez plus recevoir d'e-mails. Votre adresse existante est conservée.
Régénérer l'adresse
Si vous suspectez que votre adresse a été compromise, vous pouvez en générer une nouvelle à tout moment. L'ancienne adresse est immédiatement désactivée.
Quota IA
Chaque pièce jointe traitée utilise 1 crédit IA. Si votre quota mensuel est épuisé, les pièces jointes restantes sont marquées comme échouées. Vous pouvez relancer le traitement après la réinitialisation du quota.
Formats de fichiers pris en charge
| Format | Pris en charge |
|---|---|
| Oui | |
| JPG / JPEG | Oui |
| PNG | Oui |
| Word (.docx) | Non |
| Excel (.xlsx) | Non |
Gestion des pièces jointes multiples
Lorsqu'un e-mail contient plusieurs pièces jointes :
- Chaque pièce jointe est analysée individuellement.
- Les factures et reçus sont créés comme brouillons de dépenses.
- Les lettres d'accompagnement et documents non pertinents sont automatiquement ignorés.
- Pour les montants en double (p. ex. facture + reçu pour la même transaction), une seule dépense est créée.
Dépannage
L'e-mail n'apparaît pas
- Attendez 1 à 2 minutes -- le traitement nécessite un moment.
- Cliquez sur Actualiser dans la boite mail pour charger les derniers messages.
- Vérifiez que la boite mail est activée.
Pièce jointe non reconnue
- Seuls les formats PDF et image sont pris en charge.
- Assurez-vous que la pièce jointe n'est pas protégée par un mot de passe.
Quota IA épuisé
Les pièces jointes restantes sont marquées comme échouées. Après la réinitialisation mensuelle, vous pouvez relancer le traitement du message.
Et ensuite ?
- Saisir les dépenses -- Apprenez-en plus sur la saisie manuelle des dépenses.
- Scanner des reçus -- Vous pouvez aussi charger des reçus directement.
- Gérer les fournisseurs -- Associez les fournisseurs reconnus à votre répertoire.