Répertoire des fournisseurs dans Lumabill
Un répertoire de fournisseurs bien tenu facilite la saisie des dépenses et offre une vue d'ensemble claire de vos relations commerciales. Dans Lumabill, vous pouvez gérer vos fournisseurs (créanciers) de manière centralisée et les utiliser directement lors de la saisie des dépenses.
Remarque : La gestion des fournisseurs est une fonctionnalité PRO, incluse dans le module Dépenses.
Créer un nouveau fournisseur
Rendez-vous dans Dépenses > Fournisseurs depuis le tableau de bord et cliquez sur Nouveau fournisseur. Renseignez les informations suivantes :
Champs obligatoires
- Nom -- La raison sociale du fournisseur (p. ex. "Fournitures Dupont SA").
Champs facultatifs
- Adresse -- Rue, code postal, ville et pays.
- Personne de contact -- Nom de l'interlocuteur principal.
- E-mail -- Adresse e-mail de contact.
- Téléphone -- Numéro de téléphone.
- Site web -- URL du site de l'entreprise.
- Numéro de TVA -- Le numéro de TVA suisse du fournisseur (format : CHE-XXX.XXX.XXX TVA).
- IBAN -- Coordonnées bancaires pour le rapprochement des paiements.
- Notes -- Remarques internes concernant le fournisseur.
Vue d'ensemble des fournisseurs
La liste des fournisseurs affiche tous les fournisseurs enregistrés avec leur nom, leur localité et le nombre de dépenses associées. Utilisez la fonction de recherche pour trouver rapidement un fournisseur spécifique.
Modifier un fournisseur
Cliquez sur un fournisseur pour modifier ses coordonnées. Toutes les modifications sont enregistrées immédiatement et s'appliquent également aux dépenses déjà associées.
Supprimer un fournisseur
Cliquez sur l'icône de suppression pour supprimer un fournisseur. Les fournisseurs liés à des dépenses existantes ne peuvent pas être supprimés. Supprimez d'abord le lien dans les dépenses concernées.
Utiliser les fournisseurs lors de la saisie des dépenses
Lorsque vous créez une nouvelle dépense, vous pouvez rechercher des fournisseurs existants dans le champ Fournisseur. Sélectionnez le fournisseur correspondant dans la liste. S'il n'existe pas encore, vous pouvez le créer directement dans le formulaire de dépense sans interrompre votre saisie.
Fournisseurs et scan de reçus
Lorsque vous utilisez la fonction de scan IA des reçus, Lumabill tente de reconnaître automatiquement le fournisseur et de le faire correspondre à une entrée existante dans votre répertoire. Si aucune correspondance n'est trouvée, vous pouvez sélectionner le fournisseur manuellement ou en créer un nouveau.
Analyses par fournisseur
Dans la vue détaillée d'un fournisseur, vous pouvez voir :
- Montant total de toutes les dépenses auprès de ce fournisseur.
- Nombre de dépenses sur la période sélectionnée.
- Dernière dépense -- Date et montant de la dépense la plus récente.
Ces informations vous aident à identifier vos principaux postes de coûts et à analyser vos relations fournisseurs.
Intégration comptable
En comptabilité en partie double, chaque fournisseur se voit automatiquement attribuer un compte créancier. Cela vous permet de suivre les dettes ouvertes par fournisseur et simplifie le rapprochement des paiements.
Conseils
- Saisissez les numéros de TVA de vos fournisseurs -- cela facilite les déductions d'impôt préalable.
- Maintenez les adresses à jour pour que les justificatifs de paiement soient correctement associés.
- Utilisez le champ notes pour des références internes comme votre numéro de client chez le fournisseur.
Et ensuite ?
- Saisir les dépenses -- Associez des dépenses à vos fournisseurs.
- Scanner des reçus -- Faites reconnaître les fournisseurs automatiquement.
- Rapprochement bancaire -- Faites correspondre les paiements avec les factures fournisseurs.