Rechnungen per E-Mail importieren
Leite Rechnungen direkt an deine persönliche Lumabill-Adresse weiter -- die KI erkennt die Anhänge automatisch, extrahiert die Daten und erstellt Ausgabenentwürfe. Kein manuelles Hochladen mehr nötig.
Voraussetzungen: Der E-Mail-Posteingang erfordert ein PRO-Abonnement sowie das aktivierte KI-Modul. Aktiviere beides unter Einstellungen > Abonnement.
Einrichtung
Schritt 1: E-Mail-Adresse generieren
Geh zu E-Mail-Posteingang im Navigationsmenü und klicke auf E-Mail-Import einrichten. Lumabill generiert eine persönliche Adresse im Format:
abc123xyz@inbox.lumabill.ch
Diese Adresse ist einzigartig für dein Profil und dient als dein persönlicher Eingang für Rechnungen.
Schritt 2: Adresse kopieren
Klicke auf das Kopier-Symbol neben der Adresse, um diese in die Zwischenablage zu kopieren.
Schritt 3: Rechnungen weiterleiten
Wenn du eine Rechnung per E-Mail erhältst, leite sie einfach an deine Lumabill-Adresse weiter. Die E-Mail wird innerhalb von 1--2 Minuten verarbeitet.
So funktioniert die Verarbeitung
Wenn eine E-Mail eingeht, passiert Folgendes:
- Anhänge erkennen -- Lumabill extrahiert alle PDF- und Bildanhänge aus der E-Mail.
- KI-Analyse -- Jeder Anhang wird von der KI analysiert. Rechnungen und Quittungen werden erkannt, irrelevante Dokumente (Begleitschreiben, AGB) werden übersprungen.
- Ausgabenentwurf erstellen -- Für jede erkannte Rechnung wird automatisch ein Ausgabenentwurf erstellt mit: Betrag, Datum, Lieferant, Kategorie und dem Beleg als Anhang.
- Entwurf prüfen -- Die Entwürfe erscheinen in deiner Ausgabenliste mit dem Status "Entwurf".
Entwürfe verwalten
Importierte Ausgaben werden als Entwurf gespeichert -- es werden keine Buchungen erstellt, bis du den Entwurf bestätigst.
Entwurf bestätigen
Geh zu Ausgaben und öffne einen Entwurf. Prüfe die Angaben und klicke auf Bestätigen. Je nach Buchhaltungsmodus:
- Einfache Buchhaltung: Die Ausgabe wird als bezahlt markiert und ein Buchungssatz wird erstellt.
- Doppelte Buchhaltung: Ein Buchungssatz wird erstellt und die Ausgabe bleibt als unbezahlt, bis die Zahlung erfasst wird.
Entwurf ablehnen
Wenn ein Entwurf nicht korrekt ist, kannst du ihn einfach löschen.
Optionale Einstellungen
Kopie weiterleiten
Du kannst eine E-Mail-Adresse angeben, an die alle empfangenen E-Mails als Kopie weitergeleitet werden. Nützlich, um einen Überblick in deinem regulären Posteingang zu behalten.
Posteingang deaktivieren
Schalte den Posteingang jederzeit aus, wenn du keine E-Mails mehr empfangen möchtest. Deine bestehende Adresse bleibt erhalten.
Adresse neu generieren
Falls du vermutest, dass deine Adresse kompromittiert wurde, kannst du jederzeit eine neue generieren. Die alte Adresse wird sofort deaktiviert.
KI-Kontingent
Jeder verarbeitete Anhang verbraucht 1 KI-Credit. Wenn dein monatliches Kontingent aufgebraucht ist, werden verbleibende Anhänge als fehlgeschlagen markiert. Du kannst diese nach dem Kontingent-Reset erneut verarbeiten lassen.
Unterstützte Dateiformate
| Format | Unterstützt |
|---|---|
| Ja | |
| JPG / JPEG | Ja |
| PNG | Ja |
| Word (.docx) | Nein |
| Excel (.xlsx) | Nein |
Umgang mit mehreren Anhängen
Wenn eine E-Mail mehrere Anhänge enthält:
- Jeder Anhang wird einzeln analysiert.
- Rechnungen und Quittungen werden als Ausgabenentwürfe erstellt.
- Begleitschreiben und irrelevante Dokumente werden automatisch übersprungen.
- Bei doppelten Beträgen (z. B. Rechnung + Quittung für denselben Vorgang) wird nur eine Ausgabe erstellt.
Fehlerbehebung
E-Mail erscheint nicht
- Warte 1--2 Minuten -- die Verarbeitung benötigt etwas Zeit.
- Klicke auf Aktualisieren im Posteingang, um die neuesten Nachrichten zu laden.
- Prüfe, ob der Posteingang aktiviert ist.
Anhang wird nicht erkannt
- Nur PDF- und Bildformate werden unterstützt.
- Stelle sicher, dass der Anhang nicht passwortgeschützt ist.
KI-Kontingent aufgebraucht
Verbleibende Anhänge werden als fehlgeschlagen markiert. Nach dem monatlichen Reset kannst du die Nachricht erneut verarbeiten lassen.
Nächste Schritte
- Ausgaben erfassen -- Erfahre mehr über die manuelle Ausgabenerfassung.
- Belege scannen -- Alternativ kannst du Belege auch direkt hochladen.
- Lieferanten verwalten -- Verknüpfe erkannte Lieferanten mit deinem Verzeichnis.